Politique de vie privée

Engagement en matière de protection de vie privée

Jeunesse, J’écoute s’engage à protéger la confidentialité et le caractère privé des renseignements personnels de ses donateurs, bénévoles, employés, membres, utilisateurs de service et autres parties prenantes, et la présente politique de confidentialité s’inscrit dans le cadre de cet engagement. Les employés de Jeunesse, J’écoute doivent respecter les procédures et pratiques de l’organisation lorsqu’ils traitent des renseignements personnels.

Cette politique explique comment les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, divulgués et protégés, et définit la procédure à suivre pour modifier les renseignements personnels détenus par Jeunesse, J’écoute ou pour poser des questions à ce sujet.

Les termes «Jeunesse, J’écoute», «nous», «notre» et «nos» font référence au bureau national et aux bureaux régionaux de Jeunesse, J’écoute.

Des précautions sont prises pour veiller à ce que les renseignements ne soient ni divulgués ni communiqués au-delà de ce qui est nécessaire. Nous prenons également des mesures pour assurer leur intégrité et éviter qu’ils ne soient exposés, volés ou détruits. Jeunesse, J’écoute a mis en place un protocole à suivre en cas d’atteinte à la sécurité des données impliquant la divulgation de renseignements personnels à des parties non autorisées. Ce protocole prévoit entre autres la notification des parties potentiellement touchées et des mécanismes visant à minimiser les dommages causés par les atteintes à la sécurité des données.

Pour obtenir de l’information précise sur les pratiques de traitement de l’information sur le site Web de Jeunesse, J’écoute, se reporter à la rubrique.

Mise à jour de la politique de vie privée

La présente politique pourrait être modifiée pour refléter l’évolution des pratiques organisationnelles ou des exigences légales ou réglementaires. Nous mettons régulièrement à jour les pratiques de confidentialité relatives à nos différentes activités ainsi que la présente politique. Nous vous encourageons à consulter périodiquement notre site Web (www.jeunessejecoute.ca ou www.kidshelpphone.ca) afin d’avoir accès à l’information la plus à jour.

Protection de vie privée des donateurs et des membres du public

Chez Jeunesse, J’écoute, nous accordons une grande importance à la confiance du public. Pour conserver cette confiance, nous savons qu’il nous faut faire preuve de transparence et rendre des comptes sur la gestion des renseignements.

Jeunesse, J’écoute recueille et utilise des renseignements personnels dans le cadre de projets et d’activités. Ces renseignements sont soigneusement protégés et toute utilisation de ces renseignements par des parties externes doit faire l’objet d’un consentement.

  • Les renseignements personnels ne sont ni vendus ni loués, mais ils peuvent être communiqués dans certaines circonstances précises et hautement confidentielles, sous réserve d’un mécanisme d’abstention.
  • Les renseignements personnels fournis à Jeunesse, J’écoute ou recueillis par Jeunesse, J’écoute dans le cadre des interventions, de la communication d’information ou de références ou d’autres services de soutien offerts aux utilisateurs peuvent faire l’objet d’une vérification à des fins d’assurance qualité, de formation et d’évaluation. Dans les cas précis où l’éthique de la recherche a été approuvée et que les utilisateurs ont donné leur consentement, des renseignements sur les utilisateurs peuvent être utilisés dans le cadre d’études.

Nous prenons appui sur les dix principes suivants pour assurer une gestion appropriée des renseignements personnels :

  1. Responsabilité
  2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
  3. Consentement
  4. Limitation de la collecte
  5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
  6. Exactitude
  7. Mesures de sécurité
  8. Transparence
  9. Accès aux renseignements personnels
  10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Définition des renseignements personnels

Un «renseignement personnel» s’entend de tout renseignement, peu importe sa forme, concernant un individu identifiable, autre que ses coordonnées au travail. Les renseignements personnels comprennent donc votre nom, votre sexe, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, les données de votre carte de crédit et autres renseignements financiers, de l’information sur votre santé, les montants et les dates de vos dons, de l’information sur les activités bénévoles (par exemple votre disponibilité et vos domaines d’intérêt), votre historique auprès de Jeunesse, J’écoute et toute information requise pour maintenir une relation d’emploi avec Jeunesse, J’écoute.

Exceptions – Les coordonnées d’affaires et certaines informations accessibles au public (noms, adresses et numéros de téléphone publiés dans des bottins téléphoniques, par exemple) ne sont pas considérées comme des renseignements personnels. Si une personne utilise ses coordonnées personnelles en guise de coordonnées d’affaires, les coordonnées personnelles sont réputées être des coordonnées professionnelles et ne relèvent pas de la protection des renseignements personnels.

Principe 1: Responsabilité

Nous reconnaissons que nous sommes responsables de la protection des renseignements personnels en notre possession. À titre de responsable de la protection de vie privée, le Vice-président principale, Opérations et Chef, Finances de Jeunesse, J’écoute est chargé d’assurer la conformité à la présente politique.

Le responsable de la protection de vie privée:

  • s’assure que tous les employés et bénévoles reçoivent une formation sur la collecte, l’utilisation et la divulgation appropriées des renseignements personnels et sont en mesure de répondre aux questions du public et des donateurs;
  • élabore les politiques et les pratiques de Jeunesse, J’écoute et effectue un suivi régulier pour garantir la mise en œuvre uniforme et la conformité;
  • vérifie si tous les tiers à qui Jeunesse, J’écoute accorde un accès aux renseignements personnels respectent des normes appropriées de gestion de ces renseignements;
  • répond à toutes les questions et plaintes ayant trait à la confidentialité.

Principe 2: Détermination des fins de la collecte des renseignements

Jeunesse, J’écoute précise les motifs pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte, et recueille des renseignements uniquement aux fins déclarées.

Nous pouvons entre autres recueillir des renseignements aux fins suivantes :

  • Offrir des services de soutien;
  • Gérer les événements de Jeunesse, J’écoute;
  • Répondre à des préoccupations ou à des questions au sujet des activités de Jeunesse, J’écoute;
  • Amasser des fonds et promouvoir les événements et les services de Jeunesse, J’écoute;
  • Communiquer avec la communauté, notamment avec les donateurs, les bailleurs de fonds, les partenaires et les personnes qui participent aux événements de Jeunesse, J’écoute ou qui utilisent nos services;
  • Déterminer si une personne est apte à occuper un poste de confiance (manipulation d’argent, travail avec des personnes vulnérables, etc.);
  • Effectuer des tâches comptables ou financières, par exemple l’envoi de reçus fiscaux;
  • Maintenir une relation avec les bénévoles;
  • Maintenir une relation avec les employés de Jeunesse, J’écoute.

Chaque fois qu’une personne consulte le site Web de Jeunesse, J’écoute, nous recevons et conservons automatiquement certains types de renseignements personnels non identifiables. Veuillez vous reporter à la section sur les pratiques du site Web à la page 8 pour en savoir plus.

Principe 3: Consentement

Le consentement à obtenir relativement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels varie selon les circonstances et le type de renseignements personnels. Le consentement peut être obtenu en personne, au téléphone, par la poste ou en ligne.

Pour déterminer si un consentement implicite ou explicite est requis et, le cas échéant, quelle forme de consentement est appropriée, Jeunesse, J’écoute tient compte du caractère sensible des renseignements personnels en question, des fins pour lesquelles ces renseignements seront utilisés et de toute obligation légale. Le consentement peut être implicite sur la base des attentes raisonnables de la personne. Par exemple, si vous fournissez des renseignements personnels à la suite d’une communication de collecte de fonds, vous pouvez raisonnablement vous attendre à ce que ces renseignements soient utilisés aux fins de la collecte de fonds et vous donnez votre consentement implicite. Pour déterminer la forme appropriée du consentement, Jeunesse, J’écoute tient compte de la sensibilité des renseignements personnels. Le consentement implicite est généralement approprié lorsque les renseignements personnels ne sont pas sensibles compte tenu de leur nature et du contexte. Un consentement explicite doit toujours être obtenu si l’objectif principal de la collecte est de promouvoir les produits d’un partenaire ou si nous voulons communiquer vos renseignements personnels à un tiers, par exemple à un autre organisme de bienfaisance.

En fournissant des renseignements personnels à Jeunesse, J’écoute, vous consentez à ce que nous procédions à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité. Si vous n’êtes pas d’accord avec ceci, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels à Jeunesse, J’écoute. Si vous ne fournissez pas vos renseignements personnels à Jeunesse, J’écoute, cela pourrait nous empêcher de vous offrir les produits ou services demandés.

Jeunesse, J’écoute obtient habituellement votre consentement éclairé au moment de la collecte de vos renseignements personnels. Si vos renseignements personnels seront utilisés ou divulgués à des fins non précisées dans la présente politique, Jeunesse, J’écoute vous avise de ces fins avant l’utilisation ou la communication, à moins que la loi ne l’exige autrement.

Jeunesse, J’écoute obtient le consentement au moment de la collecte de renseignements personnels. Nous communiquons les renseignements personnels à des agences, organisations ou personnes externes uniquement si nous avons obtenu le consentement ou si la divulgation est permise et requise par la loi.

Le consentement peut être limité dans le temps et révoqué par la personne qui l’a donné, sous réserve de restrictions légales, d’exceptions restreintes et d’avis raisonnables. Le retrait du consentement n’empêchera pas une personne de recevoir des services, à moins que les renseignements demandés soient nécessaires à la réalisation d’un objectif légitime et explicitement défini.

Principe 4: Limitation de la collecte

Jeunesse, J’écoute recueille seulement des renseignements personnels aux fins déterminées.

Il incombe à chaque service et unité d’exploitation de Jeunesse, J’écoute de restreindre tant la quantité que la nature des renseignements personnels recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées.

Jeunesse, J’écoute recueille habituellement les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée, mais peut aussi en recueillir auprès d’autres sources, avec le consentement de la personne ou lorsque la loi le permet ou l’exige, y compris, mais sans s’y limiter, les références personnelles et les membres de la famille.

Principe 5: Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

  1. Utilisation et communication: Les renseignements personnels peuvent être utilisés et communiqués uniquement aux fins auxquelles ils ont été recueillis à l’origine, à moins que la personne ait donné son consentement explicite ou que la loi le prévoie expressément autrement. Dans certaines situations, des renseignements peuvent être divulgués sans consentement, par exemple dans le cadre d’une enquête judiciaire ou pour donner suite à une demande d’un organisme chargé de l’application de la loi.

    Il convient aussi de noter que dans le cadre de notre travail avec divers fournisseurs de service, qui s’engagent tous à protéger la confidentialité des renseignements personnels, des renseignements personnels peuvent être accessibles ou transférés dans un territoire étranger. De tels renseignements peuvent être communiqués sur demande à des autorités d’application de la loi ou de sécurité nationale de ce territoire afin de respecter des lois étrangères.

 

  1. Conservation: Les renseignements personnels ne sont conservés que le temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées et pour respecter les exigences de la loi. Jeunesse, J’écoute a élaboré un calendrier de conservation des renseignements personnels que le personnel doit suivre et passe périodiquement en revue les besoins de conservation de l’organisation.

Principe 6: Exactitude

Jeunesse, J’écoute déploie des efforts raisonnables pour garantir que les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Nous nous attendons à ce que nos donateurs, bénévoles, participants aux événements et employés nous fournissent des renseignements exacts et nous avisent si leur mise à jour est requise.

De plus, Jeunesse, J’écoute a mis en place des mesures pour garantir que les renseignements reçus sont correctement enregistrés dans nos systèmes.

Principe 7: Mesures de sécurité

Jeunesse, J’écoute prend des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, l’utilisation, la communication, la copie ou la modification non autorisées. Ces mesures de protection comprennent des moyens matériels ainsi que des mesures administratives et techniques comme les suivants :

  • Accès aux locaux au moyen d’une carte de sécurité;
  • Accès sélectif aux dossiers par le personnel;
  • Engagements de confidentialité pris par tous les employés;
  • Renseignements personnels conservés sous clé et jamais laissés sans surveillance et à la vue de tous;
  • Pare-feu, antivirus, mots de passe efficaces et logiciels de sécurité technique rigoureux;
  • Examens réguliers des initiatives de respect de vie privée.

Jeunesse, J’écoute protège les renseignements personnels divulgués à des tiers au moyen de contrats qui exigent la protection des renseignements personnels et qui limitent l’utilisation de ces renseignements.

Tous les employés de Jeunesse, J’écoute reçoivent une formation sur les pratiques exemplaires en matière de confidentialité et sont sensibilisés à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels auxquels ils ont accès.

Principe 8: Transparence

Nous mettons à la disposition du public notre politique de confidentialité et nos pratiques connexes, que ce soit en ligne, au téléphone, par télécopieur, par courriel, sous forme de matériel imprimé ou en réponse à des demandes en personne.

Jeunesse, J’écoute prend les mesures nécessaires pour que tous les employés et bénévoles puissent répondre aux questions sur les pratiques de gestion des renseignements de l’organisation et orientent correctement les questions auxquelles ils ne peuvent pas répondre ou les plaintes relatives à la confidentialité.

Principe 9: Accès aux renseignements personnels

Toute personne peut soumettre une demande de consultation de ses renseignements personnels au responsable de la protection de vie privée (voir les coordonnées à la fin de la politique). Après la réception d’une telle demande, nous procédons comme suit :

  • Nous confirmons au demandeur les renseignements personnels que nous détenons ou que nos partenaires détiennent à son sujet;
  • Nous l’informons de l’usage qui a été fait de ses renseignements personnels;
  • Nous fournissons une liste d’organisations auxquelles les renseignements personnels ont été communiqués;
  • Nous lui permettons de consulter ses renseignements personnels.

Il est aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

Afin de protéger les renseignements personnels, nous pouvons exiger que le demandeur nous fournisse suffisamment de renseignements sur son identité pour nous permettre de valider qu’il s’agit bien d’un participant à un événement, d’un donateur ou d’un bénévole avant d’autoriser l’accès au dossier.

Jeunesse, J’écoute s’engage à corriger rapidement et intégralement les renseignements personnels erronés ou incomplets. Toute contestation non réglée eu égard à l’exactitude ou à l’intégralité est consignée dans le dossier de la personne concernée. Si cela est approprié, Jeunesse, J’écoute transmet aux tierces parties qui ont accès aux renseignements personnels en question l’information modifiée, ou avise ces tierces parties de l’existence d’une contestation non réglée.

Toute personne doit recevoir l’assistance nécessaire pour accéder à ses renseignements personnels, notamment pour trouver l’information recherchée. Les renseignements demandés doivent être fournis sous une forme généralement compréhensible, et les acronymes, abréviations ou codes figurant au dossier doivent être expliqués.

Nous répondons le plus rapidement possible aux demandes d’accès aux renseignements personnels, soit dans un délai maximal de 30 jours après la réception de la demande. Selon le volume des renseignements demandés, des frais minimes pourraient s’appliquer pour couvrir les frais de photocopies.

Si la loi le permet ou l’exige, Jeunesse, J’écoute peut refuser qu’une personne accède à ses renseignements personnels. Dans de tels cas, Jeunesse, J’écoute doit expliquer le motif du refus.

Principe 10: Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Toute personne peut se plaindre du non-respect des principes énoncés dans la présente politique de confidentialité au responsable de la protection de vie privée.

Nous avons établi des procédures pour recevoir les plaintes concernant notre gestion des renseignements personnels, y donner suite et en faire le suivi. Ces procédures pourraient donner lieu à des mesures correctives ou à des réparations pour régler le problème, y compris la modification, au besoin, des politiques et procédures de l’organisation. De plus, nous consignons et effectuons un suivi des plaintes et des résolutions pour veiller à leur traitement efficace et dans les délais prescrits.

Comment nous recueillons et protégeons les renseignements personnels des donateurs

Jeunesse, J’écoute prend des mesures commercialement raisonnables (mesures d’ordre organisationnel, technique et matériel) pour empêcher l’accès non autorisé aux renseignements personnels et assurer l’exactitude et l’utilisation adéquate des renseignements.

Comme condition préalable à une interaction, Jeunesse, J’écoute n’oblige pas les utilisateurs de service ou les donateurs à consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées.

Jeunesse, J’écoute recueille des renseignements personnels qui sont sciemment fournis lors du processus de prestation de services, de dons, d’engagements, de demande de matériel, d’inscription à un événement ou d’usage de certains services Web. Le consentement relatif à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels est obtenu au moment de la collecte. Dans certains cas, Jeunesse, J’écoute pourrait vouloir utiliser des renseignements personnels déjà recueillis à de nouvelles fins qui n’ont pas été déclarées au moment de la collecte. Dans de tels cas, les donateurs ont l’occasion de refuser ces nouvelles fins par courriel ou par la poste.

Nous pourrions communiquer des renseignements personnels à des tierces parties qui nous aident à fournir des services aux donateurs ou à atteindre les fins décrites plus haut. Ces fournisseurs de services n’ont pas le droit d’utiliser les renseignements personnels à des fins autres que pour fournir cette assistance et sont tenus de protéger les renseignements personnels qu’ils reçoivent de Jeunesse, J’écoute ou auxquels ils ont accès. Ils doivent également respecter les grands principes de confidentialité énoncés dans la présente politique.

Jeunesse, J’écoute peut échanger des noms avec des courtiers de listes d’adresses dans le cadre de ses initiatives de financement. Ces courtiers doivent s’assurer que les propriétaires des listes ont donné un consentement approprié.

Les coordonnées peuvent être utilisées pour informer les donateurs des développements ou des activités de Jeunesse, J’écoute, des événements de financement à venir ou des occasions de commandite à l’échelle nationale ou régionale.

Pratiques – Site Web et commerce électronique

Les sessions, opérations et dons sur le site de Jeunesse, J’écoute sont effectués par l’intermédiaire d’un système privé et sécurisé qui protège les renseignements personnels. Des mesures de sécurité, notamment le chiffrement des données en transit et stockées, sont utilisées pour protéger les renseignements personnels et autres informations reçues dans le cadre de toutes les sessions Web et dons en ligne.

Suivi de l’utilisation

Nos sites Web peuvent automatiquement enregistrer de l’information générale sur votre visite aux fins des analyses statistiques de Google Analytics, et ce, pour offrir des sites utiles aux visiteurs et maximiser l’impact des dons au moyen de publicités ciblées. L’information que nous recueillons est entre autres la suivante :

  • Nom de domaine de votre fournisseur de service Internet (par exemple, « société.com » ou « service.ca »), adresse IP de l’appareil utilisé pour consulter le site de Jeunesse, J’écoute et type de navigateur (Safari, Internet Explorer, Firefox, Chrome, etc.);
  • Système d’exploitation de votre appareil (iOS, Android, Windows, MacOs, etc.);
  • Date et heure de votre visite sur notre site, pages de notre site que vous avez consultées et adresse du site précédent que vous avez visité si vous avez accédé à notre page à partir d’un autre site;
  • Catégorie d’âge, sexe, intérêts et affinités selon les données démographiques et les rapports d’intérêts générés par Google Analytics.

Nous ne tentons nullement de vous identifier en fonction de votre consultation de notre site. De l’information non personnelle sur l’adresse IP peut être recueillie lorsque vous consultez le site Web à l’adresse www.jeunessejecoute.ca ou www.kidshelpphone.ca. L’adresse IP n’est pas liée à des renseignements personnellement identifiables.

Si vous le voulez, vous pouvez refuser le suivi par Google Analytics en désactivant ou en refusant les témoins; en désactivant JavaScript dans votre navigateur; ou en utilisant le module pour la désactivation de Google Analytics.

Les données recueillies aux fins d’analyses Web peuvent être traitées dans tout pays où Google détient des serveurs, et peuvent donc être régies par les lois d’autres pays.

Cookies

Nous utilisons également des cookies qui nous permettent de savoir que vous avez déjà consulté notre site et qui nous aident à adapter nos renseignements à vos préférences personnelles. Un cookie est un petit fichier texte qu’un site Web envoie à votre navigateur et qui est stocké sur votre disque dur. Le but est de vous faire gagner du temps lors de votre prochaine visite, de vous offrir une expérience plus enrichissante et de mesurer l’activité sur notre site. Les cookies en tant que tels ne peuvent révéler votre identité. Cela dit, plusieurs navigateurs vous permettent de désactiver les cookies ou de recevoir un avis lorsqu’un cookie est enregistré sur votre disque dur.

Lorsque vous n’êtes pas sur un site de Jeunesse, J’écoute

Liens externes

Jeunesse, J’écoute vous propose des liens vers d’autres sites Web qui pourraient vous intéresser. Jeunesse, J’écoute n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de tels sites liés. Nous vous encourageons à lire les politiques de confidentialité de chaque site qui vous demande des renseignements personnels.

Comptes de médias sociaux de tiers

Notre recours aux médias sociaux est une extension de notre présence sur Internet. Nos comptes de médias sociaux sont publics et ne sont pas hébergés sur les serveurs de Jeunesse, J’écoute. Les utilisateurs qui choisissent d’interagir avec nous sur les médias sociaux sont invités à lire les conditions de service et les politiques de confidentialité de ces fournisseurs de service indépendants et des applications utilisées pour y accéder.

Comment retirer un consentement, demander l’accès à des renseignements personnels et mettre à jour des renseignements personnels et les préférences de communication

Les donateurs qui souhaitent consulter, mettre à jour ou corriger leurs coordonnées personnelles, ou encore retirer leur nom des listes d’envoi, peuvent soumettre une demande (qui sera traitée dans un délai de 30 jours) aux coordonnées suivantes:

Jeunesse, J’écoute prend des mesures commercialement raisonnables pour assurer l’intégralité et l’exactitude des dossiers. Sur présentation de pièces d’identité satisfaisantes, une personne peut vérifier les renseignements que nous avons en dossier et demander leur mise à jour ou leur correction. Les donateurs peuvent également demander que leur nom ne soit pas publié.

Employés – confidentialité

Les employés sont tenus de respecter les normes de confidentialité décrites dans la présente politique. L’information sur les employés est gérée conformément aux normes prescrites dans la première partie de la politique.

Comment mettre à jour des renseignements personnels

Pour consulter, mettre à jour ou corriger leurs coordonnées, les employés doivent se connecter au système de la paie.

Comment un employé peut consulter son dossier

Un employé qui souhaite consulter son dossier doit communiquer avec le chef d’equipe de l’administration.

Préoccupations relatives à la confidentialité et coordonnées du responsable de la protection de la vie privée

Susan Morris, responsable de la protection de vie privée

Bureau national de Jeunesse, J’écoute
300-439, avenue University, Toronto (Ontario)  M5G 1Y8

Numéro sans frais: 1 800 268-3062

Courriel: privacy@kidshelpphone.ca

Veuillez noter que lorsqu’un donateur demande un accès à son dossier, il doit présenter des pièces d’identité appropriées. Les dossiers peuvent inclure de l’information confidentielle sur d’autres personnes ou sur Jeunesse, J’écoute. En vertu de la politique de confidentialité de Jeunesse, J’écoute, ces dossiers ne peuvent pas être copiés ou transmis, mais toute information factuelle au sujet de la personne qui demande l’accès à son dossier sera mise à sa disposition. Normalement, toutes les demandes et mises à jour sont traitées au plus tard trente (30) jours après la réception de la requête. Le responsable de la protection de vie privée est le Vice-président principale, Opérations et Chef, Finances. Si ce dernier n’est pas disponible, son délégué est le vice-président associé, Gens et Culture.

Pour obtenir un complément d’information sur la confidentialité et vos droits eu égard à vos renseignements personnels, consultez le site Web du Commissariat à la protection de vie privée du Canada au www.priv.gc.ca/fr/.