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Politique de protection de la vie privée et de confidentialité de Jeunesse, J’écoute

Version : 0.87

Dernière mise à jour : 13 décembre 2023

Toute question au sujet de ce document devrait être transmise à l’adresse électronique [email protected].

Notre engagement en matière de protection de la vie privée et de confidentialité

Jeunesse, J’écoute (JJE) s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé qui lui sont confiés. Cela comprend notamment les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé de ses donateur·rice·s, de son personnel, de ses utilisateur·rice·s, de ses prestataires de services, de ses bénévoles et des membres du conseil d’administration, collectivement dénommé·e·s « parties prenantes ». Dans le cadre de cet engagement, JJE a mis en œuvre la présente politique de protection de la vie privée et de confidentialité. Cette politique s’applique au personnel permanent ou contractuel à temps plein ou à temps partiel, aux bénévoles, aux entrepreneur·e·s, aux consultant·e·s, au personnel temporaire fourni par des agences et au personnel affilié à des prestataires de services tiers, aussi appelés « personnel ». 

Cette politique de protection de la vie privée et de confidentialité couvre toutes les données protégées de JJE. Le terme « données protégées » comprend les renseignements personnels, les renseignements personnels sur la santé et toute autre donnée privilégiée ou sensible (y compris, mais sans s’y limiter, les renseignements commerciaux, financiers, techniques, opérationnels, ou concernant les activités et les affaires de JJE, son personnel, ses entrepreneur·e·s, ses bénévoles ou ses étudiant·e·s).

Dans la présente politique de protection de la vie privée et de confidentialité, le terme « données des utilisateur·rice·s » fait référence aux renseignements personnels et aux renseignements personnels sur la santé des utilisateur·rice·s.

CHAMP D’APPLICATION

Cette politique définit l’engagement de JJE en matière de protection de la vie privée. Elle régit l’ensemble de ses services et de ses interactions avec les parties prenantes, qu’ils soient en personne, numériques, en ligne ou hors ligne. JJE offre aux jeunes un service d’intervention professionnel, une expérience interactive et personnalisée sur le Web, des renseignements, des références et un soutien par texto assuré par des bénévoles. Les services sont proposés en anglais et en français, et le service d’intervention par téléphone est également offert dans plus de 100 langues avec l’aide d’interprètes formé·e·s.

Les services sont fournis aux jeunes de tout âge vivant au Canada. Le service de textos, assuré par des bénévoles, est aussi offert aux adultes vivant au Canada et respecte toutes les lois canadiennes applicables. Les services de JJE sont également offerts aux jeunes qui résident au Canada, mais qui sont à l’étranger.

Les services JJE ne sont pas proposés comme étant des services de santé mentale.

JJE ne demande pas aux utilisateur·rice·s de s’identifier; cependant, les renseignements collectés auprès de ceux·celles-ci peuvent inclure des renseignements susceptibles de les identifier. JJE traitera tous les renseignements comme étant privés, privilégiés et confidentiels.

JJE dispose d’une politique de sécurité, stipulant divers mécanismes de protection, qui régit tous les renseignements dont elle a la garde et le contrôle.  JJE héberge ses propres services par l’intermédiaire de prestataires de services tiers ou sur le nuage. Les renseignements peuvent également être stockés sur des appareils mobiles gérés par JJE ou sur des appareils appartenant à son personnel. Tout le personnel est en accord avec cette politique de protection de la vie privée et de confidentialité. Les conditions de service de JJE, accessibles au public, comprennent des avis de confidentialité et des conditions d’utilisation propres à chaque application. 

JJE utilise des outils tiers tels que Microsoft Power BI et Twilio pour soutenir les utilisateur·rice·s. Chacun de ces outils tiers possède sa propre politique de protection de la vie privée et ses propres conditions de service.

JJE fait preuve de transparence quant à l’utilisation de ses données. Lorsqu’une demande concernant les pratiques d’un tiers en matière de données est reçue, la question est redirigée vers les renseignements de protection de la vie privée de ce prestataire de services. JJE ne peut assumer la responsabilité de défendre ou de représenter ces fournisseurs tiers. En outre, JJE ne peut faire aucune déclaration au sujet de l’exactitude et de la transparence des outils de tiers ou de leurs engagements concernant l’accès individuel.

JJE fournit cette politique de protection de la vie privée et de confidentialité en anglais et en français. Des traductions dans d’autres langues sont offertes sur demande.

Politique de protection de la vie privée et de confidentialité de JJE

RESPONSABILITÉ

JJE recueille, conserve, utilise et divulgue des données dans le but de fournir des services. Elle est responsable des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé dont elle a la charge. JJE a nommé une personne responsable de la protection de la vie privée et a mis en place un programme de protection de la vie privée, de la sécurité et des risques afin de garantir le respect de la législation canadienne en matière de protection de la vie privée et de principes équitables de traitement de l’information.

JJE dispose d’un ensemble complet de politiques relatives à la protection de la vie privée. Les politiques et les instruments de gouvernance sont mis à jour au moins une fois par année civile.

Pour confirmer sa responsabilité, JJE fait appel à un tiers pour effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour tout nouveau projet.

Utilisation de l’intelligence artificielle (IA) : JJE utilise des outils d’IA et d’apprentissage automatique pour soutenir sa prestation de services. Ceux-ci trient les contacts en fonction de leur gravité. Selon le critère de proportionnalité décrit dans l’arrêt R. c. Oakes, les risques liés à l’utilisation de l’IA sont justifiés par les avantages qu’elle procure.

Les politiques de JJE visent à garantir que les outils d’IA proviennent de tiers de bonne réputation, qu’ils sont limités dans leur capacité à relier des données par service et qu’ils sont mis à l’essai pour garantir une gestion éthique des données et la réduction des préjugés.

Assistant virtuel (Kip) : JJE exploite l’IA de Google pour son assistant virtuel de navigation sur le site Web afin d’aider les utilisateur·rice·s à trouver les ressources pertinentes.

Données : JJE utilise Microsoft Power BI pour produire des analyses statistiques et des graphiques qui définissent les priorités et la demande du public (https://jeunessejecoute.ca/obtenir-des-donnees/accueil/).

Communauté Jeunesse : JJE offre une plateforme qui permet aux jeunes d’échanger et de communiquer au moyen d’une interface semblable à un forum. JJE gère la technologie de la plateforme et modère son contenu. La Communauté Jeunesse ne remplace pas les services d’intervention professionnels de JJE ni le soutien par texto assuré par des bénévoles.

Allo J’écoute : Allo J’écoute est un programme mis en œuvre par JJE pour soutenir les établissements d’enseignement postsecondaire en Ontario. JJE agit à titre de dépositaire des données.

Service de centre de données : JJE gère et met en œuvre un service interne de centralisation des données qui fournit des analyses pour l’amélioration des activités et des processus.

Ligne d’intervention 9-8-8 : JJE fait partie du réseau de prévention des crises et du suicide supervisé par le Centre de toxicomanie et de santé mentale (CAMH) et répond aux appels et aux messages textes du 9-8-8.

Aselo : JJE tire parti d’Aselo, un centre de contact infonuagique de source ouverte pour les services d’assistance, qui permet aux enfants et aux jeunes de communiquer par clavardage et par téléphone. 

Crisis Text Line (CTL) : JJE tire parti de CTL, une solution de messagerie texte infonuagique, qui permet aux enfants et aux jeunes de communiquer par messages textes.

Services IA infonuagiques : Jeunesse, J’écoute exploite Dialogflow, l’outil de compréhension du langage naturel de Google.

Autres services infonuagiques : JJE s’appuie sur la compréhension du langage naturel (NLU) de Google, Dialogflow.

Autres services infonuagiques : JJE utilise les services infonuagiques de Microsoft, Dropbox, Raiser’s Edge, Financial Edge, Raisin, ADP, Salesforce, Mailchimp et SurveyMonkey.

Marchés virtuels : JJE utilise Verint, Gratiflow et Giveshop.

OBJECTIFS DE LA COLLECTE DE DONNÉES

JJE recueille des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé afin de fournir aux utilisateur·rice·s les services susmentionnés. Ces renseignements ne seront utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ils seront conservés en toute sécurité et ne seront accessibles qu’aux personnes chargées d’apporter un soutien aux utilisateur·rice·s. La plupart des services de JJE sont fournis directement à une personne; pour ces services, JJE recueille et conserve les données à l’interne.

JJE utilisera les données recueillies sur les utilisateur·rice·s pour améliorer la qualité des données et la prestation des services, et les transmettra à des partenaires de recherche (données au niveau des lignes). JJE est en train d’élaborer une politique de recherche.

Les données recueillies grâce à une interaction sur le site Web seront utilisées pour la formation de l’IA afin d’éclairer l’élaboration du contenu.

Les renseignements concernant les donateur·rice·s actuel·le·s ou potentiel·le·s (dons en nature et monétaires), le personnel des écoles et les partenaires (y compris ceux qui participent à la collecte de fonds) sont recueillis à des fins de communication; de demande et de gestion de dons; d’envoi de rappels, de lettres de remerciement et de reçus fiscaux; de gestion des collectes de fonds et des galas; de conformité; et de confirmation de l’identité. JJE communique aux partenaires qui organisent les collectes de fonds le nombre de participant·e·s et les montants collectés. 

Les données des membres du personnel de JJE seront utilisées pour gérer la relation de travail avec eux·elles.

Les utilisateur·rice·s peuvent interagir avec JJE de différentes manières : par téléphone, par messagerie texte, par l’intermédiaire d’une application Web ou de sondages, etc. Chacun de ces modes d’interaction a des implications différentes en ce qui concerne la capacité de JJE à identifier les utilisateur·rice·s.

CONSENTEMENT

JJE met en œuvre un cadre de protection de la vie privée conforme à la législation fédérale et provinciale en la matière. Par conséquent, la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels et de renseignements personnels sur la santé doivent se faire en toute connaissance de cause et avec le consentement de l’utilisateur·rice, sauf lorsque cela n’est pas approprié.

Les utilisateur·rice·s acceptent que JJE reçoive les données transmises au cours des interactions de service dans le but de fournir aux utilisateur·rice·s un soutien personnel.

Le consentement d’un·e utilisateur·rice à la collecte de ses données protégées doit être clair, libre et informé, et être donné à des fins précises. Il doit être demandé pour chacun de ces objectifs, dans un langage clair et simple.

Si la demande de consentement est faite par écrit, elle doit être présentée séparément de toute autre information fournie à la personne concernée. Si la personne concernée le demande, une assistance doit lui être fournie pour l’aider à comprendre la portée du consentement demandé.

Le consentement peut être donné par une personne mineure de 14 ans ou plus. Des renseignements personnels peuvent être recueillis auprès d’une personne mineure de moins de 14 ans lorsque la collecte de ces renseignements est dans l’intérêt évident de cette personne (p. ex., si la collecte de données permet de fournir des services à la personne mineure).

Le consentement n’est valide que pendant le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels il a été demandé. En utilisant les applications et les services de JJE, les utilisateur·rice·s acceptent les règles de collecte, de conservation, d’utilisation et de divulgation énumérées dans la présente politique de protection de la vie privée et de confidentialité, et consentent à celles-ci.

LIMITES DE LA COLLECTE DE DONNÉES

JJE limitera la collecte de renseignements personnels et de renseignements personnels sur la santé aux fins prévues par la présente politique.

JJE ne demandera pas aux utilisateur·rice·s leur nom (mais pourra demander leur emplacement si nécessaire) pour leur fournir des services d’intervention ou de messagerie texte. Cependant, au cours de l’interaction, les utilisateur·rice·s peuvent choisir de fournir des renseignements hautement identifiables, tels que leur âge, leur sexe, leur genre, leur orientation sexuelle ou leur emplacement. JJE traitera tous les renseignements des utilisateur·rice·s comme des renseignements personnels sur la santé.

Lorsque les utilisateur·rice·s ou le public interagissent avec JJE par téléphone, par messagerie texte ou par Internet, ces moyens de communication lui fournissent divers éléments d’information susceptibles d’identifier les utilisateur·rice·s (p. ex., l’adresse IP) ainsi que d’autres métadonnées sur les navigateurs utilisés ou les applications par lesquelles une personne communique avec l’organisme.

Bien que JJE puisse avoir accès à des données d’identification, elle n’utilisera pas ces données pour identifier les utilisateur·rice·s. JJE ne dispose pas des outils nécessaires pour vérifier l’identité des utilisateur·rice·s à partir des données recueillies.

JJE pourra utiliser des données démographiques, y compris l’ethnicité, pour mesurer l’engagement de ses services en matière de diversité et d’inclusion. 

Après avoir visité ou utilisé les services de JJE, l’utilisateur·rice peut être invité·e à répondre à un sondage pour connaître son opinion sur les services.

JJE travaille avec des partenaires pour collecter des dons. Quelques partenaires recueillent des dons en son nom et fournissent des renseignements sur les donateur·rice·s, comme les montants, les adresses et les noms. JJE peut de temps à autre louer des listes de donateur·rice·s à des organismes sans but lucratif. Les personnes qui ne souhaitent pas recevoir de communications peuvent contacter JJE pour être retirées de la liste.

JJE limitera la collecte de renseignements sur le personnel selon le poste et la fonction. 

Allo J’écoute : pour les programmes comme Allo J’écoute, mis en œuvre en partenariat avec d’autres organismes tels qu’Ontario 211, ConnexOntario et le CAHM, JJE recueille des données au niveau des lignes, des transcriptions et des données au niveau agrégé.

LIMITES DE LA CONSERVATION, DE L’UTILISATION ET DE LA DIVULGATION DES DONNÉES

JJE s’engage à classer correctement, à conserver en toute sécurité et à retirer en temps opportun et en toute sécurité tout document contenant des renseignements. Les divers services de JJE ont des calendriers de conservation variés, en fonction des limites technologiques, des obligations légales, et des exigences en matière de contrôle de la qualité et de rapports. Ceux-ci figurent dans notre politique de conservation et de retrait des données.

Les renseignements des utilisateur·rice·s ne seront pas divulgués, sauf dans le cadre des obligations légales de JJE de faire un signalement aux services à l’enfance et services de police (voir ci-dessous). Les données au niveau des lignes sont transmises aux partenaires de recherche.

Les données agrégées sont divulguées aux fins suivantes : production de rapports de financement et d’impact, création de matériel promotionnel, formulation de récits sur l’expérience utilisateur, publications des leaders d’opinion (y compris, mais sans s’y limiter, publications sur le site Web de JJE, publicités dans les médias, exposés de motivation et conférences), collecte de rétroaction et participation à des recherches approuvées.

Toute divulgation de données agrégées doit être dépersonnalisée pour inclure au moins 100 personnes dans l’ensemble de données, ce qui réduit considérablement le risque de réidentification.

JJE publie des données agrégées et au niveau des lignes sur ses services dans les rapports qu’elle soumet à des agences telles qu’Inforoute Santé du Canada ou aux principaux·les bailleur·euse·s de fonds.

Même si JJE transmet des données comme indiqué ci-dessus, elle ne transmet pas de données stigmatisantes ou qui donnent une image négative d’un groupe ou d’une personne, conformément à sa politique de gestion éthique des données. Pour la recherche et les publications, elle demande une approbation de recherche éthique et formelle, conformément à l’Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains.

Les renseignements des donateur·rice·s ne seront divulgués qu’à des fins de vérification de l’identité et de collecte de dons. JJE peut toutefois communiquer aux donateur·rice·s partenaires le nombre de membres du personnel participant aux événements et le montant recueilli lors d’un événement de collecte de fonds. Elle ne divulguera pas les renseignements des donateur·rice·s qui demandent l’anonymat.

JJE limitera l’utilisation des renseignements sur le personnel à la vérification de l’identité, à la gestion de la paie, à la saisie de renseignements démographiques, aux proches et aux contacts d’urgence.

Dans le cadre de ses évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, JJE documentera et évaluera le risque de toute extraction de données en dehors de la compétence (y compris la province de Québec et d’autres provinces et territoires canadiens).

Limites de la confidentialité

Cette sous-section s’applique aux services liés à la ligne d’intervention 9-8-8. Certaines situations exigent la divulgation des renseignements de l’appelant·e ou du·de la texteur·euse. Ces situations sont les suivantes :

  • Recours aux services d’urgence dans les situations où il y a un risque imminent de lésions corporelles graves ou de décès pour l’appelant·e ou le·la texteur·euse ou pour d’autres personnes, ou lors d’urgence médicale;
  • Obligation de signaler les cas de maltraitance ou de négligence à l’égard des enfants (voir ci-dessous);
  • Présentation d’une ordonnance de la cour par des forces de l’ordre pour accéder aux notes, aux transcriptions ou aux fichiers audio. Le CAMH est responsable de la gestion de ces demandes. Il les examine minutieusement et supervise toutes les communications nécessaires;
  • Autres exigences légales en vertu d’une loi provinciale ou fédérale.

Obligation de signalement

JJE s’engage à créer un environnement sécuritaire et de soutien pour les jeunes qui cherchent de l’aide. Une partie de sa responsabilité consiste à assurer le bien-être des personnes qu’elle aide, et cela comprend le respect de ses obligations en matière de signalement.

L’obligation de signalement est une obligation légale et éthique qui exige que des adultes, comme le personnel professionnel et les bénévoles formé·e·s de JJE, s’expriment si il·elle·s ont des raisons de croire qu’une personne est à risque de subir un préjudice grave. Il pourrait s’agir des situations suivantes :

  • Tu dis qu’une personne te fait du mal, t’a blessé·e ou est susceptible de le faire dans le futur;
  • Tu dis que tu as l’intention de te blesser et il est impossible pour l’intervenant·e d’assurer ta sécurité;
  • Tu dis que tu as l’intention de blesser une autre personne;
  • Tu dis qu’un·e jeune a ou pourrait avoir besoin de protection.

L’obligation de signalement ne vise pas à mettre quelqu’un en difficulté, mais à assurer la sécurité et le bien-être de chaque jeune, vous y compris. Au Canada, l’obligation de signalement concerne les jeunes de moins de 18 ou de 19 ans, selon la province ou le territoire où il·elle·s vivent.

Si JJE pense qu’une jeune personne comme vous peut être en danger, elle est tenue d’en informer les autorités compétentes. Il peut s’agir des services de protection de l’enfance ou d’autres groupes chargés d’assurer la sécurité des jeunes, comme les ambulancier·ère·s ou les policier·ère·s.

Si JJE dispose de votre numéro de téléphone ou d’autres renseignements permettant de vous identifier, elle pourrait être amenée à les divulguer à ces autorités au cours de la procédure. Les entreprises de télécommunications peuvent également être impliquées dans le processus de signalement.

JJE s’engage à assurer votre bien-être et veut que vous compreniez que votre vie privée est importante. Elle ne communiquera pas vos renseignements personnels, sauf dans le cas d’une obligation de signalement. Elle entrera en contact avec vous au sujet de l’obligation de signalement et vous impliquera dans le processus autant que possible.

L’obligation de signalement s’applique en cas de danger potentiel pour autrui.

Outils d’IA et d’intelligence des données

JJE utilise des technologies d’IA pour guider les internautes et leur recommander du contenu. L’intelligence des données est utilisée pour extraire des données agrégées et des statistiques aux fins susmentionnées et JJE divulgue ces données publiquement par le biais de sa plateforme appelée Données. Le traitement de l’IA peut avoir lieu dans les locaux de JJE ou chez des fournisseurs tiers. Pour obtenir plus de détails, consultez les conditions de service.

EXACTITUDE

JJE veillera à ce que des renseignements exacts soient conservés dans ses systèmes, y compris concernant les ressources humaines, les collectes de fonds et les services aux utilisateur·rice·s. Elle validera l’intégrité des données soit par des vérifications ou des mises à jour périodiques, soit en acceptant les demandes de correction des données de la part des donateur·rice·s, du personnel et des utilisateur·rice·s.

JJE tentera de valider les détails des paiements et l’adresse des donateur·rice·s pour assurer la continuité de la facturation et pour fournir des reçus fiscaux.

Dans certaines situations où JJE utilise l’IA, le moteur d’analyse prédictive pourrait ne pas comprendre ou évaluer avec précision les intentions des utilisateur·rice·s. JJE s’efforce continuellement d’améliorer la précision et la réponse de ces systèmes. Toute personne (incluant les utilisateur·rice·s) peut demander à JJE de rectifier toute erreur découverte.

En ce qui concerne les services de messages brefs et de clavardage, JJE conservera les échanges par messagerie texte aux fins d’assurance de la qualité des services et de formation. JJE se fie à ce que les personnes fournissent des données exactes; elle ne peut à elle seule assurer l’exactitude de toutes ces données. Les intervenant·e·s de JJE présument recevoir de l’information juste et il·elle·s documenteront les renseignements en fonction des déclarations des utilisateur·rice·s.

MESURES DE SÉCURITÉ

JJE respecte les normes de l’industrie afin de protéger les données de la perte ou du vol, ainsi que de leur utilisation, accès, divulgation, reproduction, modification, conservation ou retrait sans autorisation. Elle recourt à diverses mesures physiques, électroniques et procédurales pour protéger tous les renseignements recueillis.

Son engagement à protéger la vie privée implique de dépersonnaliser les données des utilisateur·rice·s liées à ses services, produits ou plateformes. JJE met en œuvre des mesures appropriées, telles que la pseudonymisation, l’agrégation et le masquage des données, pour dépersonnaliser les données des utilisateur·rice·s. Les données dépersonnalisées ne sont conservées qu’en cas de besoin (consultez les conditions de service pour connaître les périodes de conservation des données) et sont détruites en toute sécurité lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Le personnel désigné supervise la mise en œuvre et le respect de cette disposition en procédant à des vérifications et à des examens réguliers. JJE veille à ce que les sous-traitants tiers se conforment à cette disposition.

La plupart des renseignements sur les utilisateur·rice·s de la messagerie texte sont entreposés au Canada. Certaines entreprises qui fournissent des services à JJE se situent à l’extérieur du Canada (dont aux États-Unis); des renseignements pourraient être conservés sur ces territoires. En vertu des lois de certains pays (dont les États-Unis), une ordonnance de tribunal émise dans ces pays pourrait rendre ces renseignements accessibles au gouvernement ou à ses agences. Pour en savoir plus, communiquez avec JJE à l’adresse [email protected]. Les renseignements relatifs aux donateur·rice·s sont entreposés au Canada.

Dans son Annexe sur la protection des données : Obligations des fournisseurs en matière de protection des données, JJE établit avec ses fournisseurs des mesures de protection contractuelles qui permettent de :

  • s’assurer que les fournisseurs accèdent à l’information uniquement dans le but de fournir des services;
  • s’assurer que les fournisseurs se conforment aux exigences d’une enquête ou d’une vérification de JJE, au besoin;
  • s’assurer que les fournisseurs avisent immédiatement JJE de tout incident lié à la protection de la vie privée ou à la sécurité;
  • s’assurer que les fournisseurs détruisent les données protégées dans la semaine suivant la fin du contrat, ou immédiatement sur demande.

TRANSPARENCE

JJE peut rendre accessible sa politique de protection des données sur demande.

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

JJE met volontairement en œuvre des procédures d’accès à l’information afin que les parties concernées puissent accéder à leurs propres données. JJE ne divulguera pas de données à moins que l’identité du·de la demandeur·euse soit authentifiée et qu’elle soit en mesure de s’assurer que les renseignements demandés sont liés au·à la demandeur·euse.

Toute personne peut, si les données protégées la concernant sont inexactes ou incomplètes, exiger qu’elles soient rectifiées ou supprimées.

Une demande d’accès ou de rectification ne sera prise en considération que si elle est faite par écrit par une personne qui prouve qu’elle est la personne concernée; le·la représentant·e, l’héritier·ère ou le·la successeur·e de la personne concernée; le·la liquidateur·rice de la succession; un·e bénéficiaire d’une assurance-vie ou d’une prestation de décès; le·la titulaire de l’autorité parentale, même si l’enfant mineur·e est décédé·e; ou le·la conjoint·e ou un·e proche de la personne décédée.

Les formulaires de demande d’accès à l’information, de correction ou de suppression peuvent être téléchargés sur la page d’accès à l’information.

Les individus peuvent accéder à leurs renseignements en personne, à une date et à une heure prédéterminées, au bureau national de JJE situé au 300-439 University Avenue, Toronto (Ontario)  M5G 1Y8. L’accès est gratuit. Ils peuvent également, moyennant des frais, demander une copie ou une transcription sous forme électronique ou sur papier. Lorsqu’une demande est déposée, le·la responsable de la protection de la vie privée indique au·à la demandeur·euse le montant approximatif des frais qui lui seront facturés.

Les demandes doivent être adressées au·à la responsable de la protection de la vie privée. Si nécessaire, il·elle peut aider le·la demandeur·euse à identifier les données protégées recherchées.

Le·la responsable de la protection de la vie privée répondra par écrit à la demande d’accès ou de rectification, au plus tard 30 jours après la date de réception de la demande.

L’absence de réponse dans les 30 jours suivant la réception d’une demande est considérée comme un refus d’accorder la demande.

Lorsqu’une demande de rectification des données est accordée, le·la responsable de la protection de la vie privée délivre gratuitement au·à la demandeur·euse une copie de toutes les données protégées modifiées ou ajoutées ou, si les données ont été supprimées, une attestation écrite de la suppression.

Lorsque le·la responsable de la protection de la vie privée refuse la demande, il·elle doit indiquer au·à la demandeur·euse les raisons et le fondement juridique de ce refus, ainsi que les voies de recours dont il·elle dispose, y compris les délais éventuels. Si le·la demandeur·euse ne comprend pas la raison du refus, le·la responsable de la protection de la vie privée doit lui expliquer clairement la situation.

Si le·la responsable de la protection de la vie privée n’accorde pas la demande, il·elle conservera les renseignements pendant la période nécessaire pour permettre au·à la demandeur·euse d’utiliser tous les recours prévus par la loi.

JJE dispose d’une procédure documentée pour les donateur·rice·s qui contient des responsabilités claires qui respectent la législation applicable et permettent aux individus d’accéder à leurs renseignements. Des systèmes et des procédures documentés, ainsi que des mécanismes de contrôle et des pistes de vérification sont en place pour répondre aux demandes d’accès aux données des individus.

Centre de données : les demandes d’accès à l’information ou de correction ne seront pas traitées pour le centre de données. Les données contenues dans le centre ne sont pas liées à des individus; ils ne peuvent pas être identifiés à partir de celles-ci.

Allo J’écoute : les utilisateur·rice·s peuvent demander des données au niveau des enregistrements si ceux-ci contiennent des renseignements permettant de les identifier de manière unique.

GOUVERNANCE

Afin de remplir ses obligations en vertu des lois relatives à la protection de la vie privée ainsi qu’envers ses clients et ses donateurs, Jeunesse, J’écoute a :

  • créé un programme axé sur la protection de la vie privée, la sécurité et le risque (PSR), et nommé un agent du service de la protection de la vie privée pour veiller au respect de ses obligations légales en la matière;
  • utilisé ou mis au point des pratiques et des procédures permettant de :
    • créer des indicateurs clés de performance pour évaluer les paramètres de protection de la vie privée ou de sécurité, et établir des rapports en ce sens;
    • réviser les politiques, pratiques et procédures de Jeunesse, J’écoute en matière de protection de la vie privée et de sécurité sur une base annuelle, pour vérifier leur conformité aux normes et exigences légales, industrielles et réglementaires, ainsi que pour déterminer si des modifications sont nécessaires ou pertinentes à la suite de changements apportés aux lois ou de développements importants de nature juridique ou autre.

En cas d’incident ou d’infraction en matière de sécurité, l’équipe responsable au sein du programme de protection de la vie privée, de la sécurité et des risques formera immédiatement une équipe d’intervention. Cette équipe comprend l’agent du service de la protection de la vie privée ou son délégué, la haute direction du programme ou projet faisant l’objet d’une atteinte, la direction des TI, ainsi que tout autre participant nommé par l’agent du service de la protection de la vie privée. L’équipe veillera à ce que l’incident ou l’infraction soit traité de façon immédiate et à ce que toute retombée soit gérée avec les personnes concernées.

Afin de remplir ses obligations en vertu des lois relatives à la protection de la vie privée ainsi qu’envers ses utilisateur·rice·s et ses donateur·rice·s, JJE a :

  • créé un programme de protection de la vie privée, de la sécurité et des risques, et nommé un·e responsable de la protection de la vie privée pour veiller au respect de ses obligations légales en la matière;
  • utilisé ou mis au point des pratiques et des procédures permettant de :
    • créer des indicateurs de rendement clés pour évaluer les paramètres de protection de la vie privée ou de sécurité, et établir des rapports en ce sens,
    • réviser les politiques, pratiques et procédures de JJE en matière de protection de la vie privée et de sécurité sur une base annuelle, pour vérifier leur conformité aux normes et exigences légales, industrielles et réglementaires, ainsi que pour déterminer si des modifications sont nécessaires ou pertinentes à la suite de changements apportés aux lois ou de développements importants de nature juridique ou autre.

En cas d’incident ou d’infraction en matière de sécurité, l’équipe responsable au sein du programme de protection de la vie privée, de la sécurité et des risques formera immédiatement une équipe d’intervention. Cette équipe comprendra le·la responsable de la protection de la vie privée ou son·sa délégué·e, la haute direction du programme ou projet faisant l’objet d’une infraction, la direction des TI, ainsi que tout autre participant·e nommé·e par le·la responsable de la protection de la vie privée. L’équipe veillera à ce que l’incident ou l’infraction soit traité de façon immédiate, à ce que le risque soit réduit au minimum et à ce que les personnes concernées soient avisées en temps opportun.

OBLICATIONS EN VERTU DE LA LPRPS ET DE LA LSSJ

Afin de respecter les obligations énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) et la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF) de l’Ontario, JJE mettra en œuvre les mesures suivantes.

Consentement : JJE obtiendra le consentement des enfants ou des jeunes (s’il·elle·s en sont capables) avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des données protégées. Des données protégées peuvent être recueillies auprès d’une personne mineure de moins de 14 ans lorsque la collecte de ces renseignements est clairement dans l’intérêt de cette personne; ces données protégées ne peuvent être utilisées ou divulguées que dans l’intérêt évident de la personne mineure.

Confidentialité : JJE respectera les demandes de confidentialité des jeunes concernant leurs renseignements personnels sur la santé, et ne les divulguera que si cela est nécessaire pour protéger leur vie, leur santé ou leur sécurité.

Tenue de dossiers : JJE tiendra un registre de toutes les demandes d’accès aux renseignements personnels sur la santé faites par les enfants et les jeunes, y compris les décisions de refuser l’accès.

Consentement à la recherche : JJE obtiendra le consentement de l’enfant, du·de la jeune ou d’un parent ou d’un·e tuteur·rice avant d’utiliser des renseignements personnels sur la santé à des fins de recherche.

Qualité des soins et protection de la vie privée : JJE utilisera les renseignements personnels sur la santé pour fournir des soins et un soutien de qualité aux enfants et aux jeunes tout en prenant des mesures pour protéger leur vie privée et leur confidentialité. Cela comprend la mise en place d’un stockage de données sécurisé, de contrôles d’accès et de cryptage pour protéger les renseignements personnels sur la santé.

Signalement des urgences et des abus : Dans des circonstances particulières, telles que le signalement d’urgences ou d’abus, JJE suivra les directives de la LPRPS et de la LSEJF pour la divulgation de renseignements personnels sur la santé sans consentement. La divulgation se limitera aux renseignements nécessaires, et JJE s’assurera que les renseignements sont exacts et à jour. 

Formation et sensibilisation du personnel : JJE fournira une formation et des ressources au personnel et aux bénévoles pour s’assurer qu’il·elle·s comprennent et respectent les exigences de la LPRPS et de la LSEJF. Cela comprend le maintien de la confidentialité, l’obtention du consentement et le traitement de la divulgation des renseignements.

Révisions et mises à jour régulières : JJE révisera et mettra à jour régulièrement ses politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée afin d’assurer une conformité continue avec les exigences de la LPRPS et de la LSEJF. Cela peut impliquer la réalisation d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et la consultation d’expert·e·s juridiques au besoin.

RESSOURCES HUMAINES

JJE emploie et élabore des pratiques et des procédures pour s’assurer que les associé·e·s fournissant des services ou ayant autrement accès à des renseignements confidentiels :

  • signent une entente de confidentialité;
  • sont formé·e·s en ce qui concerne toutes les politiques et procédures liées à la protection de la vie privée et à la sécurité.

FORMATION ET SENSIBILISATION

JJE croit qu’une culture de protection de la vie privée et de sécurité est nécessaire pour assumer les responsabilités individuelles et collectives de l’organisme; elle offre au personnel une formation complète sur la protection de la vie privée et des activités de sensibilisation à cette réalité, au besoin.

POLITIQUES ET PROCÉDURES DE VÉRIFICATION

JJE prépare en ce moment une politique de vérification globale. Jusqu’à ce qu’elle soit rédigée, elle vérifiera l’accès selon les besoins.

PROTOCOLE D’INTERVENTION EN CAS D’INFRACTION

JJE réitère sa capacité à intervenir rapidement et adéquatement lors d’incidents ou d’infractions relatifs à la protection de la vie privée ou à la sécurité, à contenir ceux-ci et à en atténuer leurs effets. Par conséquent, JJE possède un protocole d’intervention en cas d’infraction documenté permettant de cibler, de gérer et de corriger les infractions relatives à la vie privée et à la sécurité. Des systèmes et des procédures documentées, ainsi que des mécanismes de contrôle et des pistes de vérification sont en place pour répondre à de telles infractions qui se produisent à la suite d’un de ces événements : perte; vol; utilisation, accès, divulgation, reproduction ou modification non autorisés; ou retrait non autorisé ou non sécurisé de renseignements recueillis.

GESTION DES PLAINTES

JJE répond aux plaintes liées à la protection de la vie privée et à sa politique dans les 28 jours civils suivant leur réception. Le public est prié d’envoyer sa plainte liée à la protection de la vie privée par courriel à l’adresse [email protected] ou par courrier au·à la responsable de la protection de la vie privée au bureau national de JJE situé au 300-439 University Avenue, Toronto (Ontario)  M5G 1Y8.

Les donateur·rice·s peuvent transmettre leurs plaintes ou demandes de modifications par courriel, par téléphone ou par courrier au·à la responsable de la protection de la vie privée au bureau national de JJE situé au 300-439 University Avenue, Toronto (Ontario)  M5G 1Y8, ou en remplissant le formulaire disponible sur le site jeunessejecoute.ca. Les plaintes liées aux services sont abordées dans notre politique en matière de plaintes, accessible en ligne à l’adresse https://jeunessejecoute.ca/politique-en-matiere-de-plaintes/.

PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES

JJE a établi des pratiques et des procédures pour assurer sa conformité à la réglementation provinciale et fédérale. Par l’intermédiaire d’un programme de protection de la vie privée, de la sécurité et des risques, elle administre et gère des processus liés à ces éléments.

DÉCLARATION RELATIVE AU TRAÇAGE NUMÉRIQUE

Le site Web de JJE utilise des témoins, des balises Web et des technologies de marquage afin d’améliorer la convivialité du site, d’évaluer la popularité du contenu, de personnaliser l’expérience de l’utilisateur·rice, d’améliorer la qualité des recommandations de son assistant virtuel et de mesurer le retour sur investissement de la publicité. Les processus d’IA de JJE analysent également les conversations entre les utilisateur·rice·s et l’assistant virtuel, et créent des étiquettes internes pour chaque conversation.

Suivi des bulletins

JJE peut parfois utiliser une plateforme externe en ligne pour envoyer des bulletins aux personnes qui se sont inscrites. Cette plateforme suit l’interaction des utilisateur·rice·s avec le bulletin, incluant la livraison et les taux d’ouverture et de clic. De plus, elle peut générer des rapports sur l’appareil utilisé par les lecteur·rice·s pour ouvrir les bulletins.

Votre consentement numérique

En communiquant avec JJE via son site Web, vous lui fournissez, ainsi qu’à ses agent·e·s, partenaires et autres tierces parties (p. ex., Google Analytics), vos renseignements, et vous consentez ainsi à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ces renseignements conformément à la présente politique de protection de la vie privée et de confidentialité.

Les conditions de service du site Web sont affichées à l’adresse suivante : https://jeunessejecoute.ca/conditions-service/.

Si vous avez des questions au sujet de vos données personnelles

Si vous voulez consulter vos renseignements personnels et vos renseignements personnels sur la santé, ou si vous êtes préoccupé·e par la manière dont vos données personnelles sont utilisées ou communiquées, veuillez contacter la personne responsable de la protection de la vie privée à cette adresse :

Responsable de la protection de la vie privée
Jeunesse, J’écoute, bureau national, 300-439 University Avenue, Toronto (Ontario)  M5G 1Y8

Numéro de téléphone sans frais : 1-800-268-3062

Courriel : [email protected]

L’équipe de JJE fera tout en son pouvoir pour répondre à vos préoccupations. Vous pouvez aussi transmettre vos préoccupations et vos plaintes au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.