Politique de protection de la vie privée de Jeunesse, J’écoute

Version : 0.82

Dernière mise à jour : 1er novembre 2021

Toute question au sujet de ce document devrait être transmise à l’adresse électronique privacy@kidshelpphone.ca.

Notre engagement envers le respect de la vie privée et la confidentialité

Jeunesse, J’écoute, un organisme sans but lucratif, s’engage à protéger la vie privée et à assurer la confidentialité des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé de ses donateurs, de ses employés, de ses partenaires en lien avec la prestation de services, des utilisateurs du  service (d’intervention et par messagerie texte), des utilisateurs de son site Web et de son outil Ressources Autour de Moi, des utilisateurs de la Communauté Jeunesse, des utilisateurs du site Web (incluant les utilisateurs de son assistant virtuel [chatbot]), de ses bénévoles (y compris les répondants aux crises) et des membres du conseil d’administration, collectivement appelés les « parties intéressées ». Dans le cadre de cet engagement, Jeunesse, J’écoute a instauré cette politique de protection de la vie privée. Le champ d’application de cette politique comprend les employés permanents et contractuels, à temps plein et à temps partiel, les bénévoles, les contractants, les consultants, les employés temporaires provenant d’agences de placement et tous les employés de nos fournisseurs de services tiers, ci-après appelés « associés ».

Les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé sont des informations très sensibles; leur cueillette requiert un consentement implicite.

PORTÉE

Cette politique décrit l’engagement de Jeunesse, J’écoute quant à la vie privée et régit tous les services et toutes les interactions de l’organisme avec les parties intéressées : en personne, en mode numérique, en ligne ou hors-ligne. Jeunesse, J’écoute offre aux jeunes, en anglais et en français, un service d’intervention professionnel, une expérience Web personnalisée et interactive, des renseignements, un outil d’orientation vers des ressources et un soutien par messagerie texte assuré par des bénévoles formés. Elle assure également l’interprétation linguistique par l’entremise de tiers. Les jeunes de tous âges qui vivent dans les provinces et les territoires du Canada peuvent bénéficier de l’ensemble de ces services. Le soutien par messagerie texte, assuré par des bénévoles, est aussi offert aux adultes vivant au Canada. Jeunesse, J’écoute respecte toutes les lois canadiennes applicables et n’offre aucun service à l’extérieur du pays.

Jeunesse, J’écoute n’oblige pas ses utilisateurs à s’identifier; cependant, les renseignements recueillis pourraient inclure des renseignements identificatoires. Jeunesse, J’écoute traitera tout renseignement comme de l’information privée, protégée et confidentielle. Elle s’est par ailleurs dotée d’une politique sur la sécurité de l’information, qui décrit divers mécanismes de protection et régit tous les renseignements sous sa garde et son contrôle. Jeunesse, J’écoute héberge ses services par voie directe, par l’intermédiaire de tiers fournisseurs de services ou par infonuagique. De l’information peut également être stockée sur les appareils mobiles gérés par Jeunesse, J’écoute ou sur ceux détenus par ses associés. Tous les associés consentent à cette politique de protection de la vie privée, aux conditions de service internes et aux politiques de Jeunesse, J’écoute en matière de sécurité. Cette politique de protection de la vie privée comprend des avis de confidentialité et des conditions de service spécifiques aux applications.

Jeunesse, J’écoute s’appuie sur les services de tiers, comme Facebook, Microsoft Power BI et Twilio, pour soutenir les utilisateurs du service. Chaque outil provenant d’un tiers a ses propres politiques en matière de respect de la vie privée et conditions d’utilisation. Il n’est peut-être pas raisonnable de s’attendre à ce que tous les utilisateurs du service comprennent les différents types de traitement des données, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation et la divulgation.

Jeunesse, J’écoute fait preuve de transparence quant à l’utilisation de ses données. Lorsque nous recevons une demande concernant les pratiques en matière de données d’un tiers, nous la redirigeons vers la personne ou le service responsable chez le fournisseur en question. Jeunesse, J’écoute ne peut assumer la responsabilité de défendre ou de représenter ces fournisseurs tiers. De plus, Jeunesse, J’écoute ne peut émettre de déclarations quant à l’exactitude et l’accès des outils des tiers ou leurs engagements en matière d’accès individuel.

Cette Politique de protection de la vie privée est disponible en anglais et en français. Des versions traduites sont disponibles sur demande.

Politique de protection de la vie privée de Jeunesse, J’écoute

RESPONSABILITÉ

Jeunesse, J’écoute est responsable des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé sous son contrôle. Elle a nommé un agent du service de la protection de la vie privée et créé un programme axé sur la protection de la vie privée, la sécurité et le risque (PSR) afin de veiller au respect des principes équitables en matière d’information et des lois sur la protection de la vie privée du Canada.

Recours à l’intelligence artificielle (IA) : Jeunesse, J’écoute met en œuvre l’intelligence artificielle et des systèmes d’apprentissage automatique afin d’améliorer la prestation de ses services et ses interventions de secours actives. Les risques liés à l’introduction de l’IA ne sont actuellement pas considérés comme proportionnels aux avantages de son utilisation (conformément à R. c. Oakes). Les outils d’intelligence artificielle sont fournis par des tiers réputés.

Les politiques de Jeunesse, J’écoute permettent d’assurer que les outils d’IA proviennent de sources réputées, sont limités dans leur capacité à relier les données par service et sont testés afin de garantir la gestion éthique des données et une diminution des biais.

Prestation de services en cas de crise par l’entremise du service Facebook Messenger : Jeunesse, J’écoute tire partie de Facebook pour fournir ce service (https://jeunessejecoute.ca/du-soutien-virtuel-sur-facebook-messenger/.) Cela signifie que Facebook analyse tous les énoncés et toutes les réponses fournies par Jeunesse, J’écoute. En utilisant Facebook, les utilisateurs du service acceptent de ce fait les conditions d’utilisation de Facebook. Jeunesse, J’écoute ne contrôle aucun aspect de l’utilisation dont Facebook fait des données; par conséquent, toute personne souhaitant comprendre les pratiques de Facebook en matière de traitement des données doit consulter directement leurs politiques. Jeunesse, J’écoute élabore des politiques de sécurité pour sa plateforme Twilio.

Assistant virtuel de navigation (« Kip ») : Jeunesse, J’écoute exploite l’intelligence artificielle de Google afin de prévoir l’intention des propos des utilisateurs du service.

Données : Jeunesse, J’écoute s’appuie sur Microsoft Power BI pour produire des analyses statistiques et des graphiques qui mettent en évidence les priorités et la demande du public (https://jeunessejecoute.ca/obtenir-des-donnees/accueil/). Jeunesse, J’écoute élabore actuellement des politiques de sécurité pour sa plateforme Power BI.

Communauté Jeunesse : Jeunesse, J’écoute offre une plateforme qui permet aux jeunes de partager et de communiquer par l’entremise d’une interface qui s’apparente à un forum de discussion. Jeunesse, J’écoute gère la technologie de la plateforme et en modère le contenu. La Communauté Jeunesse de Jeunesse, J’écoute est un outil de communication, et non un service d’intervention.

Service de passerelle (« hub ») de données : Jeunesse, J’écoute gère et met en œuvre un service interne de passerelle (« hub ») de données qui fournit des analyses aux fins d’amélioration des opérations et des processus.

Services IA infonuagiques : Jeunesse, J’écoute exploite Dialogflow, l’outil de compréhension du langage naturel de Google.

Autres services infonuagiques : Jeunesse, J’écoute utilise les services infonuagiques de Microsoft, Dropbox et SurveyMonkey, en plus d’exploiter les solutions de marchés virtuels que sont Verint, Gratiflow et Giveshop.

Jeunesse, J’écoute actualise ses politiques et ses instruments de gouvernance au moins une fois par année civile. Ces éléments de gouvernance comprennent une politique de protection de la vie privée, des conditions d’utilisation, une politique en matière des TI, une politique d’utilisation acceptable, une politique de classification des données, une politique sur la recherche et une politique sur la gestion des incidents et des infractions. Jeunesse, J’écoute prépare en ce moment une politique sur la recherche.

OBJECTIFS DE LA COLLECTE DE DONNÉES

Jeunesse, J’écoute recueille des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé afin d’offrir les services susmentionnés à ses utilisateurs. Jeunesse, J’écoute offre la plupart de ses services directement aux individus; les données ainsi obtenues sont conservées au sein de l’entreprise. En ce qui concerne la Communauté Jeunesse, les données obtenues dans le but de faciliter les interactions entre utilisateurs sont publiées sur le site Web même de Jeunesse, J’écoute.

Les services offerts par Jeunesse, J’écoute ne sont pas considérés comme des services de santé mentale en vertu de la Loi sur la santé mentale (L.R.O., 1990 : https://www.ontario.ca/fr/lois/loi/90m07). En outre, Jeunesse, J’écoute utilise ces renseignements pour améliorer la qualité de ses données et la prestation de ses services, en plus de les transmettre à ses partenaires de recherche (données au niveau ligne). Elle communiquera des données au niveau agrégé aux fins de rapports de financement, de publications de la direction (y compris, mais sans s’y limiter) sur son site Web, de la publicité dans les médias, des exposés lors de conférences et la participation à des études autorisées. Jeunesse, J’écoute prépare en ce moment une politique sur la recherche.

Les données assemblées par le biais de l’interaction avec le site Web sont utilisées pour la formation à l’IA afin d’informer le développement du contenu.

Des renseignements liés aux donateurs, aux dons (dons en nature et monétaires), aux donateurs éventuels, au personnel scolaire et aux partenaires (dont ceux qui participent aux collectes de fonds) sont recueillis à ces fins : communications; demandes et gestion de dons; rappels, lettres de remerciement et reçus à des fins fiscales; collectes de fonds et gestion de soirées de gala; conformité; et, confirmation de l’identité. Jeunesse, J’écoute fait rapport du nombre d’employés ayant participé et des sommes amassées aux partenaires qui organisent des collectes de fonds.

De plus, la collecte et la gestion de renseignements servent notamment à la création de matériel promotionnel, la rédaction de rapports d’impact, la formulation de récits d’expérience utilisateur, la présentation d’exposés sur la motivation et l’obtention de commentaires à propos de ces événements.

Les données des associés sont utilisées aux fins de gestion de leur relation d’employé avec l’organisme.

Les utilisateurs du service de Jeunesse, J’écoute peuvent interagir de plusieurs façons : téléphone, messagerie texte, application Web, Facebook, sondages, etc. Chacun de ces modes d’interaction implique des conséquences différentes quant à la capacité de Jeunesse, J’écoute d’identifier les utilisateurs à partir des données qu’ils ont fournies.

Jeunesse, J’écoute s’engage à ce que les données des utilisateurs du service soient :

  • protégées;
  • traitées de façon confidentielle;
  • accessibles aux personnes qui offrent un soutien aux utilisateurs du service.

Les données relatives aux utilisateurs du service sont analysées afin d’améliorer les services offerts et de créer des données agrégées pour l’analyse statistique.

CONSENTEMENT

Jeunesse, J’écoute emploie un cadre de protection de la vie privée conforme aux législations fédérale et provinciale en la matière. Ainsi, la connaissance et le consentement de l’utilisateur du service sont requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels et de renseignements personnels sur la santé, sauf lorsque cela est inapproprié.

Les utilisateurs du service acceptent que Jeunesse, J’écoute reçoive les données transmises dans le cadre d’interactions afin de fournir un soutien personnalisé aux utilisateurs.

En utilisant les applications et les services de Jeunesse, J’écoute, les utilisateurs acceptent et consentent aux règles de collecte, de conservation, d’utilisation et de divulgation énoncées dans la présente politique de protection de la vie privée.

LIMITATION DE LA COLLECTE DE DONNÉES

Jeunesse, J’écoute limitera la collecte de renseignements personnels et renseignements personnels sur la santé aux fins prévues par la présente politique.

Jeunesse, J’écoute n’obtiendra pas le nom de ses utilisateurs en retour de ses services de messagerie texte et d’intervention (elle pourrait toutefois obtenir leur situation géographique, au besoin); par contre, en cours d’interaction, tout utilisateur peut choisir de communiquer des renseignements très identificatoires, comme son âge, son genre, son orientation sexuelle ou sa situation géographique. Jeunesse, J’écoute traitera tous les renseignements d’utilisateur comme des renseignements personnels sur la santé.

Lorsque les utilisateurs du service ou le public interagissent avec Jeunesse, J’écoute, que ce soit par téléphone, messagerie texte, Web, médias sociaux ou son application mobile, ces moyens de communication nous fournissent diverses informations qui peuvent permettre l’identification des utilisateurs. Par exemple :

  • Identification de l’appelant
  • Identification du téléphone (messagerie texte)
  • Nom ou pseudonyme Facebook
  • Adresse IP

D’autres données reçues incluent les métadonnées sur les navigateurs utilisés ou les applications par lesquelles les utilisateurs communiquent avec nous.

Bien que Jeunesse, J’écoute puisse avoir accès à des données d’identification, nous n’emploierons pas ces données afin d’identifier les utilisateurs du service. Jeunesse, J’écoute ne détient pas les outils nécessaires pour vérifier l’identité de ces utilisateurs à partir des données recueillies.

Jeunesse, J’écoute recueillera des données démographiques, dont l’appartenance ethnique, afin d’évaluer l’engagement de ses services quant à la diversité et à l’inclusion.

Jeunesse, J’écoute collabore avec divers partenaires lors d’activités de collecte de fonds. Certains d’entre eux amassent des dons en notre nom et nous transmettent des renseignements sur les donateurs, les montants qu’ils versent, leur adresse et leur nom.

Jeunesse, J’écoute limitera la collecte de renseignements relatifs aux associés en fonction du rôle et de la fonction de chacun.

Les renseignements recueillis par Jeunesse, J’écoute seront des renseignements personnels ou des renseignements personnels sur la santé; pour les besoins de cette politique, ceux-ci seront collectivement appelés « renseignements ».

Jeunesse, J’écoute pourrait de temps à autre louer des listes de donateurs d’autres organismes à but non lucratif. Les personnes qui ne souhaitent pas recevoir de communications peuvent demander à Jeunesse, J’écoute de les retirer de sa liste.

Jeunesse, J’écoute pourrait vous contacter, directement ou indirectement, de manière à connaître votre opinion sur nos services.

Prestation de services en cas de crise par l’entremise du service Facebook Messenger : Jeunesse, J’écoute s’appuie sur Facebook pour fournir des services d’intervention en cas de crise via l’application Messenger. La politique de confidentialité et les conditions d’utilisation de Facebook exigent des utilisateurs qu’ils acceptent la collecte, la conservation, l’utilisation et la divulgation de leurs données et métadonnées, ainsi que des informations sur leurs amis et leur famille, en plus de divers droits sur le contenu téléchargé par ses abonnés. En utilisant cette plateforme, les utilisateurs du service acceptent de ce fait les conditions d’utilisation de Facebook. Jeunesse, J’écoute exploitera les données et métadonnées des utilisateurs du service conformément aux conditions d’utilisation de Facebook. En utilisant Facebook, Jeunesse, J’écoute recueille des informations sur les profils des utilisateurs de Facebook et des métadonnées liées aux interactions entre les utilisateurs du service et Jeunesse, J’écoute.

LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION DE DONNÉES

Jeunesse, J’écoute s’engage à effectuer le classement adéquat, la conservation sécuritaire et la suppression rapide et sécuritaire de tout dossier contenant des renseignements. Les différents services de Jeunesse, J’écoute respectent des délais de conservation variés, en fonction des limites technologiques, des obligations légales, du contrôle de la qualité et des exigences en matière de signalement. La politique sur la rétention et l’élimination de renseignements personnels et les conditions d’utilisation répertorient la conservation des données par service. La politique de conservation et de destruction des données de Jeunesse, J’écoute précise également quand et par qui les données sont détruites.

Aucun renseignement d’utilisateur ne sera communiqué, sauf dans le cadre de l’obligation légale de Jeunesse, J’écoute de signaler des cas particuliers aux services de protection de la jeunesse et aux services de police. De plus, Jeunesse, J’écoute transmettra uniquement des rapports agrégés et des données au niveau ligne à propos de ses services à des organismes comme Inforoute Santé du Canada ou à des donateurs importants. Tout ensemble de données agrégées communiqué doit être dépersonnalisé et doit comprendre au moins 100 personnes, de sorte à réduire considérablement le risque de réidentification. Même si Jeunesse, J’écoute transmet des données dans certaines situations définies, sa politique de non-discrimination stipule que l’organisme ne transmet aucune donnée s’avérant stigmatisante ou qui dépeint un individu ou un groupe de façon négative. Aux fins de recherche et de publication, nous demanderons une autorisation officielle en matière d’éthique de recherche, en vertu de la politique canadienne intitulée Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains.

Nous échangeons effectivement des données au niveau ligne avec nos partenaires de recherche. Jeunesse, J’écoute communiquera des données au niveau agrégé (ensemble de données dépersonnalisées d’au moins 100 personnes) aux fins de rapports de financement, de publications de la direction, de publicité dans les médias, d’exposés lors de conférences et de participation à des études autorisées.

Des renseignements relatifs aux donateurs ne seront communiqués qu’aux fins de confirmation d’identité et de collecte de dons. Cependant, aux partenaires qui organisent des collectes de fonds, Jeunesse, J’écoute pourrait faire rapport du nombre d’employés ayant participé aux activités de collecte de fonds et des sommes qui y ont été amassées. Elle ne communiquera aucun renseignement relatif aux donateurs qui réclament l’anonymat.

Jeunesse, J’écoute limitera l’utilisation de renseignements relatifs aux associés à des cas très précis : la confirmation d’identité, la gestion de la paie, ainsi que la saisie de données démographiques et de coordonnées relatives aux proches parents et aux personnes-ressources en cas d’urgence.

Obligation de faire un signalement

Le répondant aux crises ou le superviseur qui répond à votre message a l’obligation légale ou éthique de ne pas révéler des informations personnelles vous concernant à des personnes non autorisées. Cependant, le devoir de confidentialité présente certaines limites. En effet, nous pourrions être tenus de divulguer votre numéro de téléphone ou d’autres renseignements à un organisme externe, habituellement un organisme local de protection de la jeunesse ou, plus rarement, la police, si nous pensons que vous ou d’autres personnes pourriez être en danger. Ceci est « l’obligation de faire un signalement ».

Cette obligation nous incombe dans les circonstances suivantes :

  1. Si nous apprenons qu’un enfant a ou pourrait avoir besoin de protection; ou
  2. Si vous nous dites que quelqu’un vous a fait du mal ou vous a blessé, ou est susceptible de le faire; ou
  3. Si vous nous confiez avoir l’intention de vous blesser ou de blesser quelqu’un d’autre; ou
  4. Si l’intelligence artificielle (IA) du système de clavardage signale votre conversation comme présentant un risque de préjudice.

Si nous avons des raisons de croire que votre vie est menacée, nous entamerons une « intervention de secours active ». Nous vous ferons savoir que vous êtes possiblement en danger et nous vous expliquerons le déroulement de l’intervention tout en abordant vos préférences à ce sujet. Selon le service de Jeunesse, J’écoute que vous utilisez, l’intervention de secours active peut avoir lieu avec la participation de l’équipe d’intervention en matière d’application de la loi de Facebook et de la GRC.

Outils d’IA et d’intelligence des données

Jeunesse, J’écoute utilise des technologies d’intelligence artificielle (IA) pour guider les internautes et leur recommander du contenu. Le traitement de l’IA peut avoir lieu dans les locaux de Jeunesse, J’écoute ou chez des fournisseurs tiers. Facebook traite les données en utilisant l’IA pour ses propres processus.

Jeunesse, J’écoute utilise l’intelligence des données pour extraire des données agrégées et statistiques aux fins susmentionnées et divulgue ces données publiquement par le biais de sa plateforme appelée Données.

Prestation de services en cas de crise par l’entremise du service Facebook Messenger :

Conservation : Jeunesse, J’écoute conservera vos données dans la plateforme Facebook pendant six mois à la suite de votre dernière interaction avec nous. Après six mois, les données des utilisateurs resteront dans les bases de données de la messagerie texte et de la plateforme Données et ne pourront être supprimées, car Jeunesse, J’écoute les aura déjà analysées.

Utilisation : Jeunesse, J’écoute utilisera vos données de manière à vous fournir divers services. Facebook utilisera également des données (selon les modalités définies dans ses conditions d’utilisation). De même, Jeunesse, J’écoute utilise Twilio comme moyen de communication avec Facebook. Le traitement Facebook comprend, sans s’y limiter, la mise en relation de données et l’application de l’IA. Le service de Jeunesse, J’écoute crée une connexion entre la page de service Facebook de Jeunesse, J’écoute, Twilio et l’outil Crisis Text Line de Jeunesse, J’écoute.

Divulgation : Jeunesse, J’écoute ne partagera aucun renseignement obtenu par l’entremise de Facebook, à moins d’y être contrainte par l’obligation de signaler, p. ex., dans le cas d’une intervention de secours active.

Assistant virtuel de navigation (« Kip ») :

Conservation : Jeunesse, J’écoute conservera les données pour une période de 30 jours.

Utilisation : Jeunesse, J’écoute traitera les données à l’aide de l’IA et d’outils analytiques.

Divulgation : Jeunesse, J’écoute divulguera des données statistiques par le biais de sa plateforme Données.

Données :

Conservation : Jeunesse, J’écoute conservera les données pour une période de 7 ans.

Utilisation : Jeunesse, J’écoute traitera les données à l’aide d’outils analytiques avancés. Les données serviront à améliorer nos politiques et notre offre de service.

La solution utilisera Microsoft Power BI et exploitera les données du service d’intervention par téléphone (y compris la plateforme CentreICE de ComputerTalk et iCarol) ainsi que du système Crisis Text Line (incluant la plateforme Crisis Text Line de Jeunesse, J’écoute).

Divulgation : Jeunesse, J’écoute présentera les données publiquement sur son site Web sous la forme de tableaux de bord analytiques. De plus, Jeunesse, J’écoute fera des présentations mettant en valeur des points saillants d’études récentes qui utilisent les données et les liens de Jeunesse, J’écoute.

Communauté Jeunesse :

Conservation : Les données resteront sur la plateforme tant et aussi longtemps qu’un utilisateur ne fermera pas son compte.

Utilisation : Les données seront utilisées par Jeunesse, J’écoute à des fins d’analyse et pour assurer la performance du système.

Divulgation : Les données ne seront pas divulguées à l’extérieur de Jeunesse, J’écoute.

Passerelle de données :

Conservation : Les données des utilisateurs sont conservées dans la passerelle de données pendant sept ans après que l’utilisateur ait atteint l’âge de la majorité, tel que défini dans sa province de résidence.

Utilisation : Les données seront utilisées pour l’analyse interne des performances opérationnelles et pour les rapports agrégés internes.

Divulgation : Toute divulgation de données sera examinée quant à sa conformité aux exigences liées à la protection de la vie privée, incluant, mais sans s’y limiter, les questions d’éthique et obligations en lien avec la recherche. Les données ne seront pas divulguées à l’extérieur de Jeunesse, J’écoute.

EXACTITUDE

Jeunesse, J’écoute veillera à la vérification adéquate de l’intégrité des données relatives aux systèmes et aux donateurs, signalera tout problème d’intégrité à l’équipe responsable de la qualité des données (composée d’employés des services des opérations et des technologies de l’information), et corrigera ceux-ci dans les plus brefs délais. Jeunesse, J’écoute tentera de valider les données de paiement et l’adresse des donateurs afin d’assurer la continuité de la facturation, en plus de fournir des reçus officiels. Le personnel transcrit les conversations téléphoniques, au besoin, aux fins de signalement.

Dans certaines situations où Jeunesse, J’écoute utilise l’IA, le moteur d’analyse prédictive pourrait ne pas comprendre ou évaluer avec précision les intentions des utilisateurs. Jeunesse, J’écoute s’efforce continuellement d’améliorer la précision et la réponse de ces systèmes. Toute personne (incluant les utilisateurs du service) peut demander à Jeunesse, J’écoute de rectifier toute erreur découverte.

En ce qui concerne les services de messages brefs et de clavardage, Jeunesse, J’écoute conservera les échanges par messagerie texte aux fins d’assurance de la qualité des services et de formation. Jeunesse, J’écoute se fie à ce que les personnes fournissent des données exactes; elle ne peut à elle seule assurer l’exactitude de toutes ces données. Les intervenants de Jeunesse, J’écoute présument recevoir des renseignements précis et ils documenteront les informations basées sur les déclarations des utilisateurs du service.

Jeunesse, J’écoute élabore actuellement un protocole d’assurance qualité et des évaluations régulières de l’ensemble de son offre de service.

MESURES DE SÉCURITÉ

Jeunesse, J’écoute respecte les normes de l’industrie afin de protéger les données de la perte ou du vol, ainsi que de leur utilisation, accès, communication, reproduction, modification, conservation ou suppression sans autorisation. Elle recourt à diverses mesures physiques, électroniques et procédurales pour protéger tous les renseignements recueillis.

La plupart des renseignements sur les utilisateurs du service de messagerie texte sont entreposés au Canada et aux États-Unis. Certaines entreprises qui fournissent des services à Jeunesse, J’écoute se situent à l’extérieur du Canada (dont aux États-Unis); des renseignements pourraient être conservés sur ces territoires. En vertu des lois de certains pays (dont les États-Unis), une ordonnance de tribunal émise dans ces pays pourrait rendre ces renseignements accessibles au gouvernement ou à ses agences. Pour en savoir plus, veuillez communiquer avec nous à l’adresse privacy@kidshelpphone.ca. Les renseignements relatifs aux donateurs sont entreposés au Canada.

TRANSPARENCE

Jeunesse, J’écoute publie un résumé de cette politique en langage clair, et peut aussi rendre accessible sa politique de protection des données sur demande.

Prestation de services en cas de crise par l’entremise du service Facebook Messenger : Les personnes auront accès à leurs propres conversations sur leurs propres appareils, tant qu’elles ne les auront pas supprimées.

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Jeunesse, J’écoute met volontairement en œuvre des procédures d’accès à l’information afin que les parties concernées puissent accéder à leurs propres données. Jeunesse, J’écoute ne divulguera pas de données à moins que l’identité du demandeur soit authentifiée et que nous soyons en mesure de nous assurer que les informations demandées sont liées au demandeur.

Pour ce qui est des donateurs, Jeunesse, J’écoute suit une procédure documentée, aux responsabilités claires, afin de se conformer aux lois applicables permettant à une personne d’accéder à ses propres renseignements. Des systèmes et des processus documentés sont en place, assortis de mécanismes de contrôle et de pistes de vérification, pour répondre aux demandes individuelles d’accès aux données.

Passerelle de données : Les demandes d’accès à l’information ou de correction ne seront pas traitées pour la passerelle de données. Les données contenues dans cette passerelle ne sont pas liées à des individus, et les individus ne peuvent pas être identifiés à partir de celles-ci.

GOUVERNANCE

Afin de remplir ses obligations en vertu des lois relatives à la protection de la vie privée ainsi qu’envers ses clients et ses donateurs, Jeunesse, J’écoute a :

  • créé un programme axé sur la protection de la vie privée, la sécurité et le risque (PSR), et nommé un agent du service de la protection de la vie privée pour veiller au respect de ses obligations légales en la matière;
  • utilisé ou mis au point des pratiques et des procédures permettant de :
    • créer des indicateurs clés de performance pour évaluer les paramètres de protection de la vie privée ou de sécurité, et établir des rapports en ce sens;
    • réviser les politiques, pratiques et procédures de Jeunesse, J’écoute en matière de protection de la vie privée et de sécurité sur une base annuelle, pour vérifier leur conformité aux normes et exigences légales, industrielles et réglementaires, ainsi que pour déterminer si des modifications sont nécessaires ou pertinentes à la suite de changements apportés aux lois ou de développements importants de nature juridique ou autre.

En cas d’incident ou d’infraction en matière de sécurité, l’équipe responsable au sein du programme de protection de la vie privée, de la sécurité et des risques formera immédiatement une équipe d’intervention. Cette équipe comprend l’agent du service de la protection de la vie privée ou son délégué, la haute direction du programme ou projet faisant l’objet d’une atteinte, la direction des TI, ainsi que tout autre participant nommé par l’agent du service de la protection de la vie privée. L’équipe veillera à ce que l’incident ou l’infraction soit traité de façon immédiate et à ce que toute retombée soit gérée avec les personnes concernées.

RESSOURCES HUMAINES

Jeunesse, J’écoute emploie et élabore des pratiques et des procédures pour s’assurer que les associés fournissant des services ou ayant autrement accès à des renseignements confidentiels :

  • signent une entente de confidentialité;
  • sont formés en ce qui concerne toutes les politiques et procédures liées à la protection de la vie privée et à la sécurité (elles sont facilement accessibles à l’ensemble du personnel).

FORMATION ET SENSIBILISATION

Jeunesse, J’écoute croit qu’une culture de protection de la vie privée et de sécurité est nécessaire pour assumer les responsabilités individuelles et collectives de l’organisme; à tous les associés, elle offre une formation complète sur la protection de la vie privée et des activités de sensibilisation à cette réalité, au besoin.

POLITIQUES ET PROCÉDURES DE VÉRIFICATION

Jeunesse, J’écoute prépare en ce moment une politique de vérification globale. Jusqu’à ce qu’elle soit rédigée, nous vérifierons l’accès selon les besoins.

PROTOCOLE D’INTERVENTION EN CAS D’INCIDENT DE SÉCURITÉ

Jeunesse, J’écoute réitère sa capacité à intervenir rapidement et adéquatement lors d’un incident relatif à la protection de la vie privée ou à la sécurité, à contenir celui-ci et à en atténuer les effets. Par conséquent, Jeunesse, J’écoute possède un protocole d’intervention en cas d’incident de sécurité documenté permettant de cibler, de gérer et de corriger les atteintes à la vie privée et à la sécurité. Des systèmes et des processus documentés sont en place, assortis de mécanismes de contrôle et de pistes de vérification, pour répondre à de telles atteintes qui se produisent à la suite d’un de ces événements : perte, vol ou utilisation, accès, communication, reproduction ou modification non autorisés, ou encore suppression non autorisée ou non sécurisée de renseignements recueillis.

Les stratégies de prévention décrites ci-dessous devraient être respectées afin de réduire les possibilités d’atteinte à la sécurité et d’assurer que l’organisme est préparé à une telle éventualité.

Stratégies de prévention

Sécurité

Veiller à ce que tous les mécanismes de contrôle physiques, logiques et informatiques conviennent au type de renseignements recueillis et entreposés.

Installer tout correctif et toute mise à jour dans l’ensemble du système dès sa sortie. De nombreuses atteintes se produisent parce qu’un correctif de sécurité n’a pas été installé assez rapidement.

Lorsque possible, chiffrer tous renseignements personnels ou renseignements personnels sur la santé.

Vérification

Évaluer tout nouveau programme destiné à la collecte ou à la gestion de renseignements personnels; effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et une évaluation des menaces et des risques avant d’instaurer tout nouveau processus.

Formation

Intégrer des indications précises sur la détection de risques à la sécurité dans la formation et les programmes de sensibilisation, ce qui permettra de corriger les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.

Fournisseurs tiers

Vérifier que tous les contrats et toutes les mesures de sécurité utilisées par les préposés au traitement des données disposent des bons mécanismes de contrôle physiques, logiques et informatiques.

GESTION DES PLAINTES

Jeunesse, J’écoute répond aux plaintes liées à la protection de la vie privée et à sa politique dans les vingt-huit  jours civils de leur réception. Le public est prié d’envoyer sa plainte liée à la protection de la vie privée à l’adresse privacy@kidshelpphone.ca  ou, par courrier : Agent du service de la protection de la vie privée Jeunesse, J’écoute, Bureau national, 300-439 University Avenue, Toronto, ON M5G 1Y8.

Les donateurs peuvent transmettre leurs plaintes ou demandes de modifications par courriel, par téléphone ou par courrier : Agent du service de la protection de la vie privée Jeunesse, J’écoute, bureau national, 300-439 University Avenue, Toronto, ON M5G 1Y8 ou en complétant le formulaire disponible sur le site jeunessejecoute.ca.

Les plaintes liées aux services sont abordées dans notre politique de traitement des plaintes, accessible en ligne https://jeunessejecoute.ca/politique-en-matiere-de-plaintes/.

PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES

Jeunesse, J’écoute a établi des pratiques et des procédures pour assurer sa conformité à la réglementation provinciale et fédérale. Par l’entremise d’un programme de protection de la vie privée, de la sécurité et des risques, elle administre et gère des processus liés à ces éléments.


DÉCLARATION RELATIVE AU TRAÇAGE NUMÉRIQUE

Le site Web de Jeunesse, J’écoute utilise des témoins (« cookies »), des balises Web et des technologies de marquage afin d’améliorer la convivialité du site, d’évaluer la popularité du contenu, de personnaliser l’expérience de l’utilisateur du service, d’améliorer la qualité des recommandations de notre assistant virtuel [chatbot] et de mesurer le retour sur investissement de la publicité. Nos processus d’IA analysent également les conversations entre les utilisateurs du service et l’assistant virtuel de Jeunesse, J’écoute et créent des étiquettes internes pour chaque conversation.

Suivi des infolettres

Jeunesse, J’écoute peut parfois utiliser une plateforme externe en ligne pour envoyer des infolettres aux personnes qui se sont inscrites afin de recevoir de nos nouvelles. Cette plateforme suit l’interaction des utilisateurs avec l’infolettre, incluant la livraison et les taux d’ouverture et de clic. De plus, elle peut générer des rapports sur l’appareil utilisé par les lecteurs pour ouvrir les infolettres.

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