Politique de vie privée

Notre engagement quant à la protection de la vie privée et au respect de la confidentialité

Jeunesse, J’écoute, un organisme sans but lucratif, s’engage à protéger la vie privée et à assurer la confidentialité des renseignements personnels ou des renseignements personnelle et renseignements en lien avec la santé de ses donateurs, de ses employés, de ses partenaires en lien avec la prestation de services, des utilisateurs de ses services (d’intervention et par messagerie texte), des utilisateurs de son site Web et de son outil Ressources Autour de Moi, des utilisateurs de services pair à pair, des utilisateurs de sites de données sur les tendances, des bénévoles (y compris les Répondants aux crises) et des membres du Conseil d’administration, collectivement appelés « parties intéressées ». Dans le cadre de cet engagement, Jeunesse, J’écoute a instauré cette politique de protection de la vie privée. Le champ d’application de cette politique comprend les employés permanents et contractuels, à temps plein et à temps partiel, les bénévoles, les entrepreneurs, les conseillers, les employés temporaires provenant d’agences de placement et tous les employés de fournisseurs de services tiers, ci-après appelés « associés ».

Les renseignements personnels et les renseignements médicaux personnels sont des informations très sensibles; leur cueillette requiert un consentement implicite.

But

Cette politique décrit l’engagement de Jeunesse, J’écoute quant à la vie privée et régit tous les services et toutes les interactions de l’organisme avec les parties intéressées : en personne, en mode numérique, en ligne ou hors-ligne. Jeunesse, J’écoute offre aux jeunes de partout au pays, en anglais et en français, divers services, y compris un service d’intervention professionnel, une expérience Web interactive et personnalisée, des renseignements, un outil d’orientation vers des ressources et un soutien par messagerie texte, assuré par des bénévoles formés. Elle assure également l’interprétation linguistique par l’entremise de tiers. Les jeunes de tous âges qui vivent dans les provinces et les territoires du Canada peuvent bénéficier de l’ensemble de ces services. Le soutien par messagerie texte, assuré par des bénévoles, est aussi offert aux adultes vivant au Canada, et Jeunesse, J’écoute respecte toutes les lois canadiennes applicables. Jeunesse, J’écoute n’offre aucun service à l’extérieur du pays.

Jeunesse, J’écoute n’oblige pas ses utilisateurs à s’identifier; cependant, les renseignements recueillis pourraient inclure des renseignements identificatoires. Jeunesse, J’écoute traitera tout renseignement comme de l’information privée, protégée et confidentielle. Elle s’est par ailleurs dotée d’une politique sur la sécurité de l’information, qui décrit divers mécanismes de protection et régit tous les renseignements sous sa garde et son contrôle. Jeunesse, J’écoute héberge ses services par voie directe, par l’intermédiaire de tiers fournisseurs de services ou par infonuagique. De l’information peut également être stockée sur les appareils mobiles gérés par Jeunesse, J’écoute ou sur ceux détenus par ses associés. Tous les associés consentent à cette politique de protection de la vie privée, aux conditions de service internes et aux politiques de Jeunesse, J’écoute en matière de sécurité. Cette politique de protection de la vie privée comprend des avis de confidentialité et des conditions de service spécifiques aux applications.

Politique de protection de la vie privée de Jeunesse, J’écoute

Responsabilité

Jeunesse, J’écoute est responsable des renseignements personnels et renseignements médicaux personnels sous son contrôle. Elle a nommé un agent du service de la protection de la vie privée et créé un programme axé sur la protection de la vie privée, la sécurité et le risque (PSR) afin de veiller au respect des principes équitables en matière d’information du Canada.

Fins

Jeunesse, J’écoute collecte des renseignements personnels et renseignements médicaux personnels afin d’offrir les services susmentionnés à ses utilisateurs. En outre, Jeunesse, J’écoute utilise ces renseignements pour améliorer la qualité de ses données et la prestation de ses services, en plus de les transmettre à ses partenaires de recherche (données au niveau ligne). Elle communiquera des données au niveau agrégé aux fins de rapports de financement, de publications de leadership éclairé (y compris, sans s’y limiter, son site Web), de publicité dans les médias, d’exposés lors de conférences et de participation à des études autorisées.

Des renseignements liés aux donateurs, aux dons (dons en nature et monétaires), aux donateurs éventuels, au personnel scolaire et aux partenaires (dont ceux qui participent aux collectes de fonds) sont recueillis à ces fins : communications; demandes et gestion de dons; rappels, lettres de remerciements et reçus à des fins fiscales; collectes de fonds et gestion de soirées de gala; conformité; et, confirmation de l’identité. Aux partenaires qui organisent des collectes de fonds, Jeunesse, J’écoute fait rapport du nombre d’employés ayant participé et des sommes amassées.

De plus, la collecte et la gestion de renseignements servent notamment à la création de matériel promotionnel, à la rédaction de rapports d’impact, la formulation de récits d’expérience utilisateur, la présentation d’exposés sur la motivation et l’obtention de commentaires à propos de ces événements.

Les données des associés sont utilisées aux fins de gestion de leur relation d’employé avec l’organisme.

Limitation de la collecte

Jeunesse, J’écoute limitera la collecte de renseignements personnels et renseignements médicaux personnels aux fins prévues par la présente politique.

Jeunesse, J’écoute n’obtiendra pas le nom de ses utilisateurs en retour de ses services de messagerie texte et d’intervention (elle pourrait toutefois obtenir leur situation géographique, au besoin); par contre, en cours d’interaction, tout utilisateur peut choisir de communiquer des renseignements très identificatoires, comme son âge, son genre, son orientation sexuelle ou sa situation géographique. Jeunesse, J’écoute traitera tous les renseignements d’utilisateur comme des renseignements médicaux personnels.

Jeunesse, J’écoute collectera des données démographiques, dont l’appartenance ethnique, afin d’évaluer l’engagement de ses services quant à la diversité et à l’inclusion.

Jeunesse, J’écoute collabore avec divers partenaires lors d’activités de collecte de fonds. Certains d’entre eux amassent des dons en notre nom et nous transmettent des renseignements sur les donateurs, les montants qu’ils versent, leur adresse et leur nom.

Jeunesse, J’écoute limitera la collecte de renseignements relatifs aux associés en fonction du rôle et de la fonction de chacun.

Les renseignements collectés par Jeunesse, J’écoute seront des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels; pour les besoins de cette politique, ceux-ci seront collectivement appelés « renseignements ».

Jeunesse, J’écoute pourrait de temps à autre louer des listes de donateurs d’autres organismes à but non lucratif. Les personnes qui ne souhaitent pas recevoir de communications peuvent demander à Jeunesse, J’écoute de les retirer de sa liste.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Jeunesse, J’écoute s’engage à effectuer le classement adéquat, la conservation sécuritaire et la suppression rapide et sécuritaire de tout dossier contenant des renseignements.

Aucun renseignement d’utilisateur ne sera communiqué, sauf dans le cadre de l’obligation légale de Jeunesse, J’écoute de signaler des cas particuliers aux services de protection de la jeunesse et aux services de police. De plus, Jeunesse, J’écoute transmettra uniquement des rapports et des données agrégés à propos de ses services à des organismes comme Inforoute Santé du Canada ou à des donateurs majeurs. Tout ensemble de données agrégées communiqué doit être dépersonnalisé et doit comprendre au moins 100 personnes, de sorte à réduire considérablement le risque de réidentification. Même si Jeunesse, J’écoute transmet des données dans certaines situations définies, sa politique de non-discrimination stipule que l’organisme ne transmet rien qui s’avère stigmatisant ou qui dépeigne un individu ou un groupe de façon négative. Aux fins de recherche et de publication, nous demanderons une autorisation officielle en matière d’éthique de recherche, en vertu de la politique canadienne intitulée l’Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains.

Nous échangeons effectivement des données au niveau ligne avec nos partenaires de recherche. Jeunesse, J’écoute communiquera des données au niveau agrégé (ensemble de données dépersonnalisé d’au moins 100 personnes) aux fins de rapports de financement, de publications de leadership, de publicité dans les médias, d’exposés lors de conférences et de participation à des études autorisées.

Des renseignements relatifs aux donateurs ne seront communiqués qu’aux fins de confirmation d’identité et de collecte de dons. Cependant, aux partenaires qui organisent des collectes de fonds, Jeunesse, J’écoute pourrait faire rapport du nombre d’employés ayant participé aux activités de collecte de fonds et des sommes qui y ont été amassées. Elle ne communiquera aucun renseignement relatif aux donateurs qui réclament l’anonymat.

Jeunesse, J’écoute limitera l’utilisation de renseignements relatifs aux associés à des cas très précis : la confirmation d’identité, la gestion de la paie, ainsi que la saisie de données démographiques et de coordonnées relatives aux proches parents et aux personnes-ressources en cas d’urgence.

Exactitude

Jeunesse, J’écoute veillera à la vérification adéquate de l’intégrité des données relatives aux systèmes et aux donateurs, signalera tout problème d’intégrité à l’équipe responsable de la qualité des données (qui se compose d’employés des services des opérations et des technologies de l’information), et corrigera ceux-ci dans les plus brefs délais. Jeunesse, J’écoute tentera de valider les données de paiement et l’adresse des donateurs afin d’assurer la continuité de la facturation, en plus de fournir des reçus officiels. Le personnel transcrit les conversations téléphoniques, au besoin, aux fins de signalement.

En ce qui concerne les services de messages brefs et de clavardage, Jeunesse, J’écoute conservera les échanges par « textos » aux fins d’assurance de la qualité des services et de formation. Jeunesse, J’écoute se fie à ce que les personnes fournissent des données exactes; elle ne vérifiera pas cette exactitude.

Mesures de sécurité

Jeunesse, J’écoute respecte les normes de l’industrie afin de protéger les données de la perte ou du vol, ainsi que de leur utilisation, accès, communication, reproduction, modification, conservation ou suppression sans autorisation. Elle recourt à diverses mesures physiques, électroniques et procédurales pour protéger tous les renseignements recueillis.

La plupart des renseignements sur les utilisateurs du service de messagerie texte sont entreposés au Canada et aux États-Unis. Certaines entreprises qui fournissent des services à Jeunesse, J’écoute se situent à l’extérieur du Canada (dont aux États-Unis); des renseignements pourraient être conservés sur ces territoires. En vertu des lois de certains pays (dont les États-Unis), une ordonnance de tribunal émise dans ces pays pourrait rendre ces renseignements accessibles au gouvernement ou à ses agences. Pour en savoir plus, veuillez communiquer avec Jeunesse, J’écoute à l’adresse privacy@kidshelpphone.ca. Les renseignements relatifs aux donateurs sont entreposés au Canada.

Transparence

Jeunesse, J’écoute publie cette politique pour y intégrer une description claire de ses services, qu’elle pourra transmettre aux personnes dont les renseignements sont recueillis, ce qui comprend une description générale des mesures en place pour protéger ceux-ci de la perte ou du vol, ainsi que de leur utilisation, accès, communication, reproduction, modification, conservation ou suppression non autorisé, ou non sécurisé, mais aussi pour protéger l’intégrité des données.

Sur demande, Jeunesse, J’écoute pourrait fournir au public toutes directives, lignes directrices et politiques s’appliquant à ses services.

Accès aux renseignements personnels

Étant donné que Jeunesse, J’écoute ne demande pas de renseignements identificatoires à ses utilisateurs, il ne lui est pas possible d’accorder l’accès à de tels renseignements.

Pour ce qui est des donateurs, Jeunesse, J’écoute suit une procédure documentée, aux responsabilités claires, afin de se conformer aux lois applicables permettant à une personne d’accéder à ses propres renseignements. Des systèmes et des processus documentés sont en place, assortis de mécanismes de contrôle et de pistes de vérification, pour répondre aux demandes individuelles d’accès aux données.

Gouvernance

Afin de remplir ses obligations en vertu des lois relatives à la protection de la vie privée ainsi qu’envers ses clients et ses donateurs, Jeunesse, J’écoute a :

  • créé un programme axé sur la protection de la vie privée, la sécurité et le risque (PSR), et nommé un agent du service de la protection de la vie privée pour veiller au respect de ses obligations liées à la protection de la vie privée et à la sécurité;
  • utilisé ou mis au point des pratiques et des procédures permettant de :
    • créer des indicateurs clés de performance pour évaluer les paramètres de protection de la vie privée ou de sécurité, et établir des rapports en ce sens;
    • réviser les politiques, pratiques et procédures de Jeunesse, J’écoute en matière de protection de la vie privée et de sécurité sur une base annuelle, pour vérifier leur conformité aux normes et exigences légales, industrielles et réglementaires, ainsi que pour déterminer si des modifications sont nécessaires ou pertinentes à la suite de changements apportés aux lois ou de développements importants de nature juridique ou autre.

L’équipe du programme PSR formera une équipe d’intervention en cas d’incident de sécurité. Cette équipe comprendra toujours l’agent du service de la protection de la vie privée ou son délégué, la haute direction du programme ou projet faisant l’objet d’une atteinte, la direction des TI, ainsi que tout autre participant nommé par l’agent du service de la protection de la vie privée.

Ressources humaines

Jeunesse, J’écoute emploie et élabore des pratiques et des procédures pour s’assurer que les associés fournissant des services ou ayant autrement accès à des renseignements confidentiels :

  • signent une entente de confidentialité;
  • connaissent toutes les politiques et procédures liées à la protection de la vie privée et à la sécurité (elles sont facilement accessibles à l’ensemble du personnel).

Formation et sensibilisation

Jeunesse, J’écoute croit qu’une culture de protection de la vie privée et de sécurité est nécessaire pour assumer les responsabilités individuelles et collectives de l’organisme; à tous les associés, elle offre une formation complète sur la protection de la vie privée et des activités de sensibilisation à cette réalité, au besoin.

Politiques et procédures de vérification

Jeunesse, J’écoute prépare en ce moment une politique de vérification globale. Jusqu’à ce qu’elle soit rédigée, nous vérifierons l’accès selon les besoins.

Protocole d’intervention en cas d’incident de sécurité

Jeunesse, J’écoute réitère sa capacité à intervenir rapidement et adéquatement à un incident relatif à la protection de la vie privée ou à la sécurité, à contenir celui-ci et à en atténuer les effets. Par conséquent, Jeunesse, J’écoute possède un protocole d’intervention en cas d’incident de sécurité documenté permettant de cibler, de gérer et de corriger les atteintes à la vie privée et à la sécurité. Des systèmes et des processus documentés sont en place, assortis de mécanismes de contrôle et de pistes de vérification, pour répondre à de telles atteintes qui se produisent à la suite d’un de ces événements : perte, vol ou utilisation, accès, communication, reproduction ou modification non autorisé, ou encore suppression non autorisée ou non sécurisée de renseignements recueillis.

Les stratégies de prévention décrites ci-dessous devraient être respectées afin de réduire les possibilités d’atteinte et d’assurer que l’organisme est préparé à une telle éventualité.

Stratégies de prévention

Sécurité

  • Veiller à ce que tous les mécanismes de contrôle physiques, logiques et informatiques conviennent au type de renseignements recueillis et entreposés.
  • Installer tout correctif et toute mise à jour dans l’ensemble du système dès sa sortie. De nombreuses atteintes se produisent parce qu’un correctif de sécurité n’a pas été installé assez rapidement.
  • Lorsque possible, chiffrer tous renseignements personnels ou renseignements médicaux personnels.

Vérification

  • Évaluer tout nouveau programme destiné à la collecte ou à la gestion de renseignements personnels; effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et une évaluation des menaces et des risques avant d’instaurer tout nouveau processus.

Formation

  • Intégrer des indications précises sur la détection de risques à la sécurité dans la formation et les programmes de sensibilisation, ce qui permettra de corriger les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.

Fournisseurs tiers

  • Vérifier que tous les contrats et toutes les mesures de sécurité utilisées par les préposés au traitement des données disposent des bons mécanismes de contrôle physiques, logiques et informatiques.

Gestion des plaintes

Jeunesse, J’écoute répond aux plaintes liées à la protection de la vie privée et à sa politique dans les vingt-huit (28) jours civils de leur réception. Le public est prié d’envoyer ses plaintes liées à la protection de la vie privée à l’adresse privacy@kidshelpphone.ca ou, par courrier : Agent du service de la protection de la vie privée Jeunesse, J’écoute, Bureau national, 300-439 University Avenue, Toronto (Ont.) M5G 1Y8.

Les donateurs peuvent transmettre leurs plaintes ou demandes de modifications par courriel, par téléphone ou par courrier traditionnel : Agent du service de la protection de la vie privée Jeunesse, J’écoute, Bureau national, 300-439 University Avenue, Toronto (Ont.) M5G 1Y8 ou en remplissant le formulaire disponible sur le site jeunessejecoute.ca.

Les plaintes liées aux services sont traitées dans notre politique de traitement des plaintes, accessible en ligne https://jeunessejecoute.ca/politique-en-matiere-de-plaintes/.

Procédures opérationnelles

Jeunesse, J’écoute a établi des pratiques et des procédures pour assurer sa conformité à la réglementation provinciale et fédérale. Par l’entremise d’un programme PSR, elle administre et gère des processus liés à ces éléments.

Déclaration relative au traçage numérique

Emploi de Google Analytics

Par l’intermédiaire de Google Analytics, Jeunesse, J’écoute recueille des données sur l’utilisation de son site Web. Elle recueille notamment des données sur la fréquence des visites, les pages consultées par les visiteurs et les autres sites visités avant le sien. Jeunesse, J’écoute n’utilise les données obtenues grâce à Google Analytics que pour améliorer son site. Google Analytics recueille uniquement l’adresse IP qui vous est attribuée le jour où vous visitez le site, plutôt que votre nom ou d’autres renseignements identificatoires. Jeunesse, J’écoute n’associe pas de données recueillies par l’entremise de Google Analytics avec des renseignements identificatoires. Bien que Google Analytics installe un témoin permanent sur votre navigateur Web afin de vous identifier comme utilisateur unique lors de votre prochaine visite sur le site, l’utilisation de ce témoin est exclusive à Google. La capacité de Google à utiliser et à transmettre les données recueillies par Google Analytics à propos de vos visites est limitée par les Conditions d’utilisation de Google Analytics et les Règles de confidentialité de Google. Vous pouvez empêcher Google Analytics de vous reconnaître lors de vos visites subséquentes sur le site en désactivant les témoins (information en anglais seulement) sur votre navigateur.

Google Analytics recourt aux témoins pour définir des séances de l’utilisateur, qui permettent la collecte de données liées à l’utilisation des sites Web par leurs visiteurs. Google Analytics n’utilise que les témoins de première partie pour l’analyse de données. Cela signifie que les témoins sont associés à un domaine de site Web en particulier, et Google Analytics se servira uniquement des données de témoin aux fins d’analyse statistique en lien avec votre comportement de navigation sur ce seul site. Selon Google, les données recueillies ne peuvent être altérées ni récupérées par les services d’autres domaines.

Si vous le désirez, vous pouvez renoncer à l’utilisation de témoins en désactivant ceux-ci dans les paramètres de votre navigateur. Pour en savoir plus sur Google Analytics, consultez cette page : Google Analytics (en anglais).

Utilisation des témoins sur les sites Web par Google Analytics :

https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/gajs/cookie-usage (en anglais)

Votre consentement numérique

En communiquant avec Jeunesse, J’écoute via son site Web, vous lui fournissez vos renseignements, ainsi qu’à ses agents, partenaires ou autres tierces parties (p. ex., Google Analytics), et vous consentez ainsi à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ces renseignements conformément à la présente politique de protection de la vie privée. Les conditions de service du site Web sont publiées ici : https://jeunessejecoute.ca/conditions-service/.

Si vous avez des questions au sujet de vos données personnelles

Si vous voulez consulter vos renseignements personnels et renseignements médicaux personnels, ou si vous êtes préoccupé par la manière dont vos données personnelles sont utilisées ou communiquées, veuillez contacter l’agent du service de la protection de la vie privée à cette adresse :

Agent du service de la protection de la vie privée, Jeunesse, J’écoute, Bureau national, 300-439 University Avenue, Toronto (Ont.) M5G 1Y8

Numéro de téléphone sans frais : 1 866 814 1010

Adresse courriel : privacy@kidshelpphone.ca

Nous ferons tout en notre pouvoir pour répondre à vos préoccupations. Vous pouvez aussi transmettre vos préoccupations et vos plaintes au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.